Jak działa Ksefopis?

Tutaj są najważniejsze zestawienia, które mogą Ciebie dotyczyć:

• faktury zakupowe, dla których nie ma wskazanej osoby akceptującej
• faktury, które czekają na akceptację Twoją lub osoby z Twojej grupy (działu)
• dokumenty oczekującę na Twoją akceptację finansową
• faktury do zapłacenia
• faktury do formalnego odrzucenia

Klikając na numer faktury, przechodzisz do jej szczegółów

Widzisz podgląd dokumentu pobranego z KSeF:

• numer faktury, data, kwoty z dokumentu
• dane sprzedawcy
• pozycje produktów lub usług z faktury
• dodatkowe informacje od wystawcy faktury (warunki płatności, numer konta bankowego, opis)

W Ksefopisie można ustawić, kto w naszej firmie ma domyślnie akceptować merytorycznie nowe dokumenty z KSeF. Można wskazać zamiast konkretnej osoby grupę pracowników (np. sekretariat).

Jeśli dokument pobrany z KSeF nie ma przyporządkowanej osoby akceptującej, można w karcie faktury wskazać taką osobę z firmy. Otrzyma ona powiadomienie i zobaczy ten dokument na swoim pulpicie Ksefopisu.

Konkretna osoba akceptująca może być wskazana na stałe dla danego dostawcy. Wtedy wszystkie faktury od tego sprzedawcy będą trafiały do zatwierdzenia przez tę osobę.

Jeśli jesteś wybrany jako osoba zatwierdzająca merytorycznie dokument, musisz podjąć decyzję – czy akceptujesz dokument, czy jako firma chcesz go odrzucić.

Odrzucanie dokumentu to formalny etap, w którym trzeba wskazać na okoliczności takiej decyzji. Możesz, korzystając z szablonów w programie, wydrukować protokół lub napisać do dostawcy.

Jeśli akceptujesz, możesz uzupełnić informacje o dokumencie. Zależnie od potrzeb w Twojej firmie możesz:

• wybrać kategorię kosztu,
• powiązać projekt związany z dokumentem,
• wskazać MPK (miejsce powstawania kosztów),
• wpisać adnotację widoczną później dla księgowości.

Zależnie od ustawień w Ksefopisie dokument może czekać jeszcze na drugą akceptację – finansową. Wtedy wyświetli się na pulpicie osoby, która jest za to odpowiedzialna.

Ksefopis może również podpowiadać Ci, które faktury zakupowe są jeszcze do zapłacenia.

W Ksefopisie ustawiasz, jak często i jakie zestawienia mają być wysyłane e-mailem do księgowości. Są to arkusze XLSX (kompatybilne z MS Excel) lub CSV zawierające dokumenty zaakceptowane (do zaksięgowania) lub odrzucone (których nie należy księgować).

W arkuszach są ponadto informacje o kategorii kosztów jaką przydzieliłeś i wpisanej adnotacji.

Dzięki temu księgowość – niezależnie, czy to dział w Twojej firmie, czy zewnętrzne biuro – ma zbiorcze, uporządkowane zestawienie bez chaosu informacyjnego.

Masz dostęp do ważnych raportów i wskaźników:

• historia zmian i akceptacji dokumentu,
• historia zakupów u kontrahenta
• statystyki zakupów w czasie