Otwierasz system rano, a tam czeka 15 nowych faktur z KSeF. Nie znasz połowy wystawców. Część kwot wydaje się zawyżona. Jedna faktura dotyczy usługi, której nikt w firmie nie zamawiał. Wszystkie te dokumenty już są w systemie z nadanym numerem – księgowość je widzi, urząd skarbowy też. Nie możesz ich po prostu usunąć. Dlatego stworzyliśmy Ksefopis! Aplikację, która pozwala sprawdzić, opisać i odrzucić podejrzane faktury, zanim stworzą chaos w księgowości. Sprawdź, jak odrzucić fakturę w KSeF i odzyskać kontrolę nad kosztami trafiającymi do Twojej firmy!
Czym jest faktura ustrukturyzowana w KSeF?
Faktura ustrukturyzowana w KSeF to dane, których nie zmienisz długopisem. To sztywny format, który wymaga systemowego podejścia do błędów. Każda faktura musi zawierać konkretne dane w określonej strukturze: NIP wystawcy i nabywcy, kwoty, daty, opisy pozycji. KSeF automatycznie weryfikuje każdy dokument.
Krajowy System e-Faktur działa jak centralny hub wszystkich transakcji B2B w Polsce. Gdy kontrahent wystawia fakturę, przesyła ją do KSeF, system nadaje jej unikalny numer i automatycznie udostępnia nabywcy. Problem polega na tym, że nie masz kontroli nad tym, kto i kiedy wystawi na Ciebie fakturę – jeśli ktoś poda Twój NIP jako nabywcę, dokument trafi na Twoje konto bez pytania, dlatego potrzebujesz narzędzia, które pozwoli je zweryfikować zanim trafią do księgowości.
Czy można usunąć fakturę z KSeF?
Usunięcie faktury z KSeF przez nabywcę nie jest możliwe. Każda faktura przesłana do KSeF i mająca nadany numer jest formalnie uznawana za wystawioną – niezależnie od tego, czy odbiorca chce ją zaakceptować, czy nie. Faktura w systemie ma moc prawną bez oczekiwania na akceptację nabywcy.
Nie ma technicznej możliwości usunięcia faktury z KSeF przez nabywcę. Jedynym sposobem na skorygowanie błędnej faktury jest wystawienie faktury korygującej – ale to musi zrobić wystawca, nie odbiorca. System nie pozwala na odnotowanie sprzeciwu ani jednostronnej korekty przez nabywcę.
Co zrobić z błędną fakturą otrzymaną z KSeF?
Nabywca, który otrzymał błędną lub nieuzasadnioną fakturę, musi działać poza systemem KSeF. Księgowość dostaje surowe dane bez kontekstu – nie wie, czy transakcja faktycznie miała miejsce, czy kwota się zgadza, czy sprzedawca jest wiarygodny. Nie można usunąć dokumentu z systemu, ale można go prawidłowo rozliczyć – czyli nie rozliczyć wcale.
Kluczowe obowiązki nabywcy:
- Nie księgować kosztu – faktura nie trafia do KPiR (Księgi Przychodów i Rozchodów)
- Nie odliczać VAT – brak prawa do odliczenia
- Prowadzić skrupulatną dokumentację wewnętrzną
- Sporządzić protokół odrzucenia faktury
- Udokumentować korespondencję z wystawcą
W razie kontroli to nabywca odpowiada za ,,należytą staranność”. Urząd skarbowy sprawdzi, czy miałeś podstawy do nierozliczenia faktury. Jeśli nie udowodnisz, że próbowałeś wyjaśnić sprawę z wystawcą, możesz mieć problem z fiskusem.
Jak prawidłowo odrzucić fakturę w KSeF?
Odrzucanie faktury to proces, nie jednorazowa czynność. Nie wystarczy kliknąć ,,nie zgadzam się” – trzeba stworzyć dokumentację, która obroni Cię przed ewentualnymi konsekwencjami podatkowymi. Program do akceptacji kosztów z KSeF robi to za Ciebie – automatycznie generuje protokół odrzucenia, który jest Twoją polisą ubezpieczeniową przed urzędem skarbowym.
Proces odrzucenia faktury:
- Zidentyfikuj problem i uzasadnij odrzucenie
- Sporządź wewnętrzny protokół z uzasadnieniem
- Skontaktuj się z wystawcą pisemnie i zachowaj korespondencję
- Jeśli wystawca nie reaguje, dokumentuj kolejne próby
- Poinformuj księgowość o nieuznaniu faktury za koszt
Kluczowe jest uzasadnienie odrzucenia. Musisz wykazać, że nie było rzeczywistej transakcji, że faktura zawiera błędy, że wystawca nie ma prawa jej wystawić, lub inne obiektywne przesłanki. Dzięki aplikacji mobilnej możesz sprawdzić i odrzucić podejrzaną fakturę z telefonu zanim trafi do księgowości.
Ksefopis wspiera odrzucanie niechcianych faktur
Program do akceptacji kosztów z KSeF wypełnia lukę w procesie – wprowadza warstwę weryfikacji biznesowej między KSeF a księgowością. Osoby z działów operacyjnych mogą sprawdzić faktury, zanim trafią do księgowania, co eliminuje chaos i błędy w rozliczeniach.
W Ksefopisie jest specjalny etap odrzucania dokumentów:
- Wskazanie okoliczności odrzucenia z predefiniowanych szablonów
- Automatyczne generowanie protokołu odrzucenia
- Szablony korespondencji do wystawcy faktury
- Automatyczna historia wszystkich podjętych działań
- Powiadomienia o fakturach wymagających sprawdzenia
System prowadzi Cię przez cały proces krok po kroku. Nie musisz pamiętać o wszystkich formalnościach. Ksefopis przypomni, co należy zrobić, wygeneruje potrzebne dokumenty i zachowa kompletną dokumentację. Automatyzacja faktur z KSeF pozwala zaoszczędzić godziny pracy przy weryfikacji, klasyfikacji i opisywaniu dokumentów. Szczególnie widać to przy większej ilości faktur kosztowych system automatycznie klasyfikuje dokumenty na podstawie zdefiniowanych reguł dla kontrahentów, weryfikuje limity dla dostawców abonamentowych oraz oznacza kontrahentów zaufanych i tych z czarnej listy.
Jak sprawdzić pochodzenie faktury w KSeF?
W aplikacji podatnika KSeF widzisz podstawowe dane wystawcy – NIP, nazwę firmy, adres. To pierwszy krok weryfikacji – jeśli nazwa Ci nic nie mówi, NIP nie pasuje do znanego kontrahenta, albo adres budzi wątpliwości, to sygnał ostrzegawczy. Możesz sprawdzić wystawcę w białej liście podatników VAT, oficjalnej bazie Ministerstwa Finansów.
Ksefopis usprawnia proces weryfikacji faktur. System pozwala na szybkie sprawdzenie dokumentów i oznaczenie podejrzanych faktur wymagających dodatkowej weryfikacji przed zaakceptowaniem lub odrzuceniem.
Mobilna aplikacja Ksefopis – kontrola kosztów w terenie
Nie zawsze siedzisz przy biurku, gdy pojawia się podejrzana faktura. Dlatego Ksefopis jest dostępny jako aplikacja mobilna w sklepach Play i AppStore. Możesz sprawdzać, akceptować i odrzucać faktury z telefonu, gdziekolwiek jesteś.
Mobilna wersja Ksefopis to szczególnie ważne narzędzie dla kierowników projektów pracujących w terenie, handlowców zarządzających kosztami zdalnie, właścicieli firm często poza biurem oraz pracowników hybrydowych i zdalnych. Dostajesz powiadomienie push o nowej fakturze, sprawdzasz dane, odrzucasz z uzasadnieniem lub akceptujesz – wszystko z telefonu, w kilka sekund.
Bezpłatny start z Ksefopis
Nie musisz inwestować tysięcy złotych w system do zarządzania fakturami z KSeF. Skorzystaj z Ksefopisu za darmo – bezpłatny plan dla 1-3 użytkowników obejmuje maksymalnie 50 dokumentów z KSeF miesięcznie i zawiera automatyczne pobieranie faktur, opisywanie i akceptację dokumentów, odrzucanie błędnych faktur z protokołami oraz historię wszystkich działań, co wystarczy dla wielu małych i średnich firm, które chcą profesjonalnie zarządzać obiegiem dokumentów bez wysokich kosztów, a jeśli Twoja firma przetwarza więcej dokumentów lub potrzebuje dedykowanych funkcji, możemy przygotować wdrożenie dopasowane do specyfiki Twojego biznesu.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o odrzucanie faktur w KSeF
Czy mogę usunąć błędną fakturę z KSeF samodzielnie?
Nie, nabywca nie może usunąć faktury z KSeF. Każda faktura z nadanym numerem pozostaje w systemie, a jedynym sposobem na jej skorygowanie jest wystawienie faktury korygującej przez wystawcę.
Co zrobić, gdy wystawca odmawia korekty błędnej faktury?
Musisz sporządzić wewnętrzny protokół odrzucenia, udokumentować całą korespondencję z wystawcą i nie księgować faktury jako koszt. W razie kontroli dokumentacja udowodni, że działałeś z należytą starannością.
Czy Ksefopis działa tylko w biurze, czy także mobilnie?
Ksefopis jest dostępny zarówno przez przeglądarkę, jak i jako aplikacja mobilna w sklepach Play i AppStore, co pozwala na zarządzanie fakturami z każdego miejsca i urządzenia.
