Faktury z różnych źródeł w jednym obiegu
Obsługuj w jednej aplikacji faktury pobrane z KSeF oraz dokumenty, które trafiają do firmy inną drogą: mailem, w PDF, od pracowników lub od dostawców zagranicznych.
KSeF porządkuje obieg faktur ustrukturyzowanych, ale w praktyce firmowej nadal mogą pojawiać się dokumenty spoza tego systemu. Ksefopis pozwala włączyć je do tego samego procesu: opisu, akceptacji, dekretacji, rozliczeń, raportów i analiz.
Jeżeli część dokumentów znajduje się w KSeF, a część nadal trafia do firmy w PDF, mailem lub od pracowników, łatwo stracić pełny obraz zobowiązań. Jedne faktury są widoczne w systemie, inne krążą w skrzynkach pocztowych, komunikatorach albo lokalnych folderach.
Ksefopis pomaga zebrać te dokumenty w jednym miejscu. Dzięki temu wszystkie faktury zakupowe mogą być obsługiwane według jasnych zasad, niezależnie od tego, czy zostały pobrane automatycznie z KSeF, czy dodane do aplikacji inną metodą.
Faktury spoza KSeF po dodaniu do aplikacji mogą przechodzić przez ten sam proces opisu, sprawdzenia i akceptacji co dokumenty pobrane z KSeF.
W raportach i zestawieniach można widzieć nie tylko faktury z KSeF, ale również koszty, które trafiły do firmy w innej formie.
PDF z maila, faktura od dostawcy zagranicznego albo dokument przekazany przez pracownika nie musi być obsługiwany poza głównym systemem faktur.
Faktury dodane spoza KSeF mogą być dalej rozliczane, oznaczane jako zapłacone i uwzględniane w kontroli płatności.
Dokumenty spoza KSeF mogą uzupełniać obraz przyszłych wydatków, dlatego raporty płatności i przepływów finansowych są bliższe rzeczywistości.
Pracownicy mogą przekazywać faktury i zgłoszenia kosztów do aplikacji, zamiast przesyłać je dalej ręcznie do wielu osób.
Najwygodniejszym sposobem dodania faktury spoza KSeF jest wgranie pliku PDF. Może to być pojedyncza faktura, kilka faktur albo pliki ze specyfikacją do faktury.
Po wgraniu dokumentu Ksefopis przekazuje plik do odczytu przez AI. System próbuje rozpoznać najważniejsze dane, takie jak data wystawienia, kwota faktury, sprzedawca i podstawowe parametry dokumentu. Po przetworzeniu faktura pojawia się na liście dokumentów w aplikacji obok faktur pobranych z KSeF.
Ksefopis daje kilka sposobów pracy z dokumentami, które nie zostały pobrane z KSeF. Dzięki temu można dobrać metodę do źródła faktury i sposobu działania firmy.
1
Użytkownik dodaje plik z fakturą lub specyfikacją, a Ksefopis próbuje automatycznie odczytać dane dokumentu.
2
Jeżeli nie chcesz korzystać z odczytu AI, możesz uzupełnić podstawowe dane faktury samodzielnie w formularzu.
3
Dostawca, pracownik lub inna osoba może wysłać dokument na indywidualny adres e-mail przypisany do firmy w Ksefopis.
Ręczne dodanie faktury sprawdza się wtedy, gdy użytkownik chce sam wprowadzić najważniejsze dane dokumentu albo gdy dokument nie nadaje się do automatycznego odczytu.
W formularzu można uzupełnić dane sprzedawcy, numer faktury, datę wystawienia, kwotę netto, kwotę brutto, walutę, opis faktury oraz szczegóły płatności, takie jak rachunek bankowy i termin płatności. Plik można dołączyć informacyjnie, aby był dostępny przy późniejszej obsłudze dokumentu.
Każda firma korzystająca z Ksefopis może mieć indywidualny adres e-mail do przesyłania faktur spoza KSeF. Taki adres można przekazać dostawcom, pracownikom lub osobom odpowiedzialnym za zgłaszanie kosztów.
Po otrzymaniu wiadomości Ksefopis może pobrać załączniki, przekazać je do odczytu przez AI, utworzyć dokument faktury i udostępnić go w dalszym obiegu zgodnie z konfiguracją workflow.
Faktura spoza KSeF nie musi być osobnym wyjątkiem w organizacji pracy. Po utworzeniu dokumentu w Ksefopis może zostać opisana, zaakceptowana, przypisana do osoby, projektu lub kosztu cyklicznego, a następnie rozliczona tak jak inne faktury.
W zależności od konfiguracji firma może stosować taki sam obieg jak dla faktur z KSeF albo przygotować osobne etapy akceptacji dla dokumentów pochodzących spoza KSeF.
Największą zaletą łączenia faktur z KSeF i spoza KSeF jest spójność. Osoby opisujące, akceptujące i rozliczające dokumenty nie muszą pamiętać, w ilu miejscach mogą znajdować się faktury.
Zamiast osobnej poczty, folderów z PDF i oddzielnego procesu dla faktur z KSeF, firma może pracować na jednej liście dokumentów i jednym zestawie raportów. To ułatwia kontrolę kosztów, płatności i dokumentów oczekujących na decyzję.
Ksefopis pozwala połączyć faktury pobierane z KSeF z dokumentami dodawanymi ręcznie, z PDF lub z adresu e-mail aplikacji. Dzięki temu firma może prowadzić spójny obieg faktur niezależnie od źródła dokumentu.
