Prowadź ewidencję sprzętu, licencji, samochodów służbowych i innych składników wyposażenia firmy — także na podstawie faktur zakupowych z KSeF i spoza KSeF.
Ksefopis pomaga uporządkować informacje o wyposażeniu, przypisać sprzęt do pracowników, kontrolować terminy serwisów i ubezpieczeń oraz szybciej tworzyć karty wyposażenia bez ręcznego przepisywania danych z faktur.
Notebooki, telefony, komputery, samochody służbowe, elektronarzędzia, licencje czy sprzęt biurowy często są kupowane przez różne osoby i trafiają do różnych pracowników. Bez wspólnej ewidencji trudno szybko sprawdzić, gdzie znajduje się dany przedmiot, kto z niego korzysta i jakie dokumenty są z nim powiązane.
W Ksefopis możesz prowadzić kartotekę wyposażenia firmowego i uzupełniać ją o najważniejsze dane: nazwę, kategorię, producenta, model, numer seryjny, numer inwentarzowy, miejsce użytkowania oraz osobę odpowiedzialną.
Wyposażenie można dodać bezpośrednio z karty faktury. Ksefopis utworzy kartę na podstawie pozycji faktury, a przy większej liczbie sztuk może utworzyć osobne karty dla każdej z nich.
Raport „Moje wyposażenie” pozwala użytkownikowi sprawdzić sprzęt przypisany do niego, a osoby z odpowiednimi uprawnieniami mogą przeglądać pełną ewidencję wyposażenia firmy.
Osobne raporty pokazują wyposażenie, dla którego zbliża się termin ubezpieczenia albo planowanego serwisu. To pomaga uniknąć przeoczenia ważnych dat.
Jeżeli firma kupuje sprzęt lub inne składniki wyposażenia, można dodać je do ewidencji bezpośrednio z karty faktury. Użytkownik wybiera pozycje faktury, które mają trafić na wyposażenie, a Ksefopis tworzy odpowiednie karty.
To rozwiązanie ogranicza przepisywanie danych i pozwala od razu powiązać wyposażenie z dokumentem zakupu. W karcie można później uzupełnić dodatkowe informacje, takie jak numer seryjny, lokalizacja, status czy osoba odpowiedzialna.
Moduł wyposażenia można włączyć w konfiguracji aplikacji. Po aktywacji w menu pojawia się zakładka „Wyposażenie”, a użytkownicy otrzymują dostęp do raportów zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
1
Po aktywacji funkcji w konfiguracji aplikacji pojawia się zakładka „Wyposażenie”.
2
Wyposażenie można dodać ręcznie albo utworzyć je na podstawie pozycji faktury zakupowej.
3
W karcie zapisujesz dane techniczne, zakupowe, gwarancyjne, lokalizację i osobę odpowiedzialną.
4
Raporty pomagają śledzić sprzęt, terminy serwisów, ubezpieczenia i wyposażenie przypisane do pracowników.
Karta wyposażenia przechowuje dane potrzebne do bieżącej obsługi sprzętu: informacje podstawowe, dokumenty zakupu, gwarancję, ubezpieczenie, amortyzację, lokalizację, status oraz terminy serwisowe.
W zakładce „Historia” można sprawdzić, kto i kiedy zmieniał parametry wyposażenia. To przydatne przy przekazaniu sprzętu, zmianie osoby odpowiedzialnej, serwisie albo wycofaniu wyposażenia z użycia.
Z poziomu karty wyposażenia można przygotować dokumenty potwierdzające przekazanie sprzętu pracownikowi albo jego zwrot. Takie protokoły pomagają uporządkować odpowiedzialność za wyposażenie i zachować formalny ślad przekazania.
To szczególnie przydatne przy sprzęcie służbowym wydawanym pracownikom, samochodach, telefonach, komputerach i narzędziach wykorzystywanych poza siedzibą firmy.
Wykorzystaj Ksefopis do kontroli sprzętu, dokumentów zakupu, osób odpowiedzialnych oraz terminów serwisów i ubezpieczeń.
