Wprowadzenie
Ksefopis umożliwia prowadzenie ewidencji wyposażenia firmowego.
Funkcja ta jest przydatna dla firm, które chcą kontrolować wyposażenie znajdujące się w firmie lub przekazane pracownikom.
Przykłady wyposażenia:
- notebooki,
- komputery,
- samochody służbowe,
- licencje,
- elektronarzędzia,
- telefony,
- sprzęt biurowy,
- inne środki i przedmioty kupowane przez firmę.
Ewidencja wyposażenia może być wykorzystywana m.in. do:
- kontroli sprzętu przekazanego pracownikom,
- ewidencji numerów seryjnych,
- obsługi gwarancji,
- inwentaryzacji,
- rozliczeń księgowych,
- obsługi serwisów,
- kontroli ubezpieczeń.
Ksefopis ułatwia dodawanie wyposażenia, ponieważ pobiera faktury zakupowe z KSeF i spoza KSeF, a następnie pozwala jednym kliknięciem utworzyć kartę wyposażenia na podstawie pozycji faktury zakupowej.
Włączenie ewidencji wyposażenia
Aby funkcjonalność wyposażenia była dostępna:
- Wejdź w zakładkę „Konfiguracja”.
- Znajdź przełącznik „Czy prowadzimy ewidencję wyposażenia w programie?”.
- Włącz tę opcję.
- Odśwież aplikację.
Po odświeżeniu aplikacji w lewym menu pojawi się zakładka „Wyposażenie”.
Raporty w module „Wyposażenie”
Po kliknięciu zakładki „Wyposażenie” w lewym menu widoczne są cztery raporty:
- Wyposażenie,
- Moje wyposażenie,
- Zbliża się termin ubezpieczenia,
- Zbliża się termin serwisu.
Raport „Wyposażenie”
Raport „Wyposażenie” pokazuje wszystkie elementy wyposażenia wprowadzone do bazy.
W tym zestawieniu można:
- przeglądać całe wyposażenie,
- wyszukiwać konkretne elementy,
- przechodzić do kart wyposażenia,
- dodawać nowe wyposażenie.
Raport „Moje wyposażenie”
Raport „Moje wyposażenie” pokazuje tylko to wyposażenie, do którego bieżący użytkownik jest przyporządkowany jako pracownik lub użytkownik.
Zestawienie pozwala sprawdzić sprzęt i wyposażenie przypisane do konkretnej osoby.
Raport „Zbliża się termin ubezpieczenia”
Raport „Zbliża się termin ubezpieczenia” pokazuje wyposażenie, dla którego zbliża się termin końca ubezpieczenia.
Raport pomaga kontrolować:
- polisy ubezpieczeniowe,
- konieczność odnowienia ubezpieczenia,
- wyposażenie wymagające sprawdzenia przed końcem ochrony.
Raport „Zbliża się termin serwisu”
Raport „Zbliża się termin serwisu” pokazuje wyposażenie, dla którego zbliża się data wskazana w polu:
„Planowana data następnego serwisu”
Raport pomaga kontrolować:
- przeglądy techniczne,
- planowane naprawy,
- serwis okresowy,
- obowiązkowe kontrole sprzętu.
Uprawnienia do raportów wyposażenia
Aby widzieć wszystkie cztery zestawienia w sekcji „Wyposażenie”, użytkownik musi należeć do grupy: „Uprawnieni do edycji wyposażenia”.
Jeżeli użytkownik nie należy do tej grupy, widzi tylko zestawienie „Moje wyposażenie”.
Dzięki temu użytkownik może przeglądać wyposażenie przypisane do siebie, ale nie ma dostępu do pełnej ewidencji wyposażenia firmy.
Dodawanie nowego wyposażenia
Wyposażenie można dodać na dwa sposoby:
- z poziomu zestawienia „Wyposażenie”,
- bezpośrednio z karty faktury.
Metoda 1 – dodanie wyposażenia z zestawienia
Aby dodać nowe wyposażenie ręcznie:
- Wejdź w lewym menu do zakładki „Wyposażenie”.
- Otwórz raport „Wyposażenie”.
- Kliknij opcję „Dodaj nowe”.
- Uzupełnij kartę wyposażenia.
- Zapisz zmiany.
Metoda 2 – dodanie wyposażenia z karty faktury
Wyposażenie można dodać bezpośrednio na podstawie pozycji faktury.
Aby to zrobić:
- Wejdź w kartę faktury.
- Otwórz zakładkę „Dane ogólne”.
- Przejdź do sekcji „Powiąż fakturę”.
- Znajdź pole „Co dodać na wyposażenie”.
- Wybierz pozycje faktury, które mają zostać dodane jako nowe wyposażenie.
- Kliknij przycisk „Dodaj na wyposażenie”.
Tworzenie kart wyposażenia na podstawie pozycji faktury
Po kliknięciu „Dodaj na wyposażenie” program utworzy karty wyposażenia dla wybranych pozycji faktury.
Jeżeli na danej pozycji faktury znajduje się więcej niż jedna sztuka, program utworzy osobną kartę wyposażenia dla każdej sztuki.
Przykład:
- na fakturze znajduje się pozycja „Laptop Dell”,
- ilość na pozycji wynosi 3 sztuki,
- Ksefopis utworzy 3 osobne karty wyposażenia.
Limit wynosi 100 sztuk na jedną pozycję faktury.
Dane kopiowane z faktury
Program kopiuje nazwę pozycji faktury do nazwy wyposażenia.
Po utworzeniu wyposażenia program wyświetla link do karty nowo dodanego wyposażenia.
Do karty wyposażenia można przejść:
- od razu po dodaniu wyposażenia z faktury,
- z poziomu zestawienia „Wyposażenie” w lewym menu.
Karta wyposażenia
Karta wyposażenia służy do przechowywania i edycji informacji o danym elemencie wyposażenia.
Domyślnie karta otwiera się na zakładce „Wyposażenie”.
Zakładka jest podzielona na kilka sekcji.
Sekcja „Podstawowe informacje”
W sekcji „Podstawowe informacje” można uzupełnić:
- nazwę wyposażenia,
- kategorię wyposażenia,
- producenta,
- model,
- numer seryjny,
- numer inwentarzowy.
Sekcja „Zakup i dokumenty”
W sekcji „Zakup i dokumenty” można wskazać parametry związane z zakupem wyposażenia.
Dostępne pola obejmują:
- datę zakupu,
- kwotę zakupu,
- dostawcę,
- dokument zakupu,
- pliki powiązane z zakupem wyposażenia.
Jeżeli wyposażenie zostało dodane z poziomu karty faktury, większość tych pól jest wypełniona automatycznie.
Sekcja „Gwarancja i ubezpieczenie”
W sekcji „Gwarancja i ubezpieczenie” można określić:
- do kiedy obowiązuje gwarancja,
- jakie ubezpieczenie dotyczy wyposażenia,
- do kiedy obowiązuje polisa ubezpieczeniowa.
Dane te mogą być wykorzystywane do kontroli terminów gwarancji i ubezpieczeń.
Sekcja „Amortyzacja i wartość”
Sekcja „Amortyzacja i wartość” zawiera informacje księgowe.
Można tu wskazać:
- czy wyposażenie podlega amortyzacji,
- od kiedy trwa amortyzacja,
- na jak długo rozpisana jest amortyzacja.
Sekcja „Lokalizacja i odpowiedzialność”
Sekcja „Lokalizacja i odpowiedzialność” zawiera pola informacyjne dotyczące miejsca użytkowania wyposażenia.
Można wskazać:
- gdzie znajduje się wyposażenie,
- czy jest w firmie,
- czy znajduje się poza firmą,
- komu zostało przypisane,
- kto odpowiada za wyposażenie.
Sekcja „Status i serwis”
Sekcja „Status i serwis” pokazuje bieżący status wyposażenia.
Możliwe statusy obejmują:
- w użyciu,
- w magazynie,
- w serwisie,
- wycofany,
- zgubiony,
- do likwidacji.
W tej sekcji można również uzupełnić:
- datę ostatniego serwisu,
- planowaną datę następnego serwisu,
- numer rejestracyjny.
Sekcja „Identyfikacje dodatkowe”
W sekcji „Identyfikacje dodatkowe” znajdują się dodatkowe pola na:
- pliki,
- uwagi,
- notatki.
Sekcja służy do zapisania informacji pomocniczych dotyczących wyposażenia.
Zakładka „Historia”
W górnym menu karty wyposażenia dostępna jest zakładka „Historia”.
W zakładce widoczna jest historia wszystkich zmian w parametrach wyposażenia.
Historia pozwala sprawdzić:
- kto zmieniał dane wyposażenia,
- kiedy wprowadzono zmiany,
- jakie parametry były modyfikowane.
Wydruk dokumentów z szablonów
Z poziomu karty wyposażenia można wydrukować dwa rodzaje pism z szablonów:
- protokół przekazania,
- protokół zwrotu.
Protokół przekazania
Protokół przekazania służy do potwierdzenia, że wyposażenie zostało przekazane pracownikowi pod jego odpowiedzialność.
Można go wydrukować i przekazać do podpisu.
Protokół zwrotu
Protokół zwrotu służy do potwierdzenia, że pracownik rozliczył się z wyposażenia i oddał sprzęt.
Dokument można wydrukować z poziomu karty wyposażenia.
