Wprowadzenie
Ksefopis posiada dodatkowe zestawienia konfiguracyjne, które warto uzupełnić, aby program działał poprawnie i mógł w pełni wykorzystywać dostępne funkcje.
Zestawienia te znajdują się w lewym menu, w sekcji „Konfiguracja”.
Do najważniejszych zestawień konfiguracyjnych należą:
- kategorie kosztów,
- rachunki bankowe,
- kursy walut,
- moje firmy.
Kategorie kosztów
Przeznaczenie zestawienia
W zakładce „Kategorie kosztów” definiuje się kategorie, które można później przypisywać do faktur.
Kategorie kosztów pomagają porządkować faktury według rodzaju wydatku.
Przykładowe kategorie kosztów
Domyślnie w Ksefopis dostępne są popularne kategorie stosowane przez biura rachunkowe, np.:
- materiały biurowe,
- materiały eksploatacyjne,
- paliwo,
- energia elektryczna,
- gaz,
- inne typowe rodzaje kosztów.
Dane kategorii kosztu
Dla każdej kategorii można określić:
- nazwę kategorii,
- informacyjny numer konta księgowego.
Numer konta księgowego jest polem pomocniczym.
W księgowości często jest to tzw. konto zespołu 4.
Rachunki bankowe
Przeznaczenie zestawienia
W zakładce „Rachunki bankowe” definiuje się listę rachunków bankowych używanych przez firmę.
Mogą to być:
- firmowe konta bankowe,
- konta do płatności wychodzących,
- rachunki podatkowe,
- inne rachunki wykorzystywane przez firmę.
Dane rachunku bankowego
Dla każdego rachunku można określić m.in.:
- numer rachunku,
- typ rachunku,
- walutę rachunku.
Typ rachunku może wskazywać, czy konto jest:
- rachunkiem do płatności wychodzących,
- rachunkiem podatkowym,
- innym rachunkiem.
Zastosowanie rachunków bankowych
Rachunki bankowe są wykorzystywane przede wszystkim w dwóch obszarach:
- przy imporcie wyciągów bankowych,
- przy tworzeniu koszyka zleceń przelewów.
Import wyciągu bankowego
Jeżeli podczas importu wyciągu bankowego program rozpozna, że operacja dotyczy rachunków firmowych po obu stronach przelewu, może potraktować ją jako rozliczenie wewnętrzne.
Dotyczy to sytuacji, gdy przelew jest wykonywany z jednego naszego konta na inne nasze konto.
Takie operacje mogą zostać odrzucone z dalszej analizy, ponieważ nie służą do rozliczania faktur.
Przykłady operacji wewnętrznych
Jako operacje niewymagające powiązania z fakturami mogą zostać potraktowane m.in.:
- przelewy wewnętrzne między kontami firmy,
- prowizje bankowe,
- płatności podatków,
- doładowania kart płatniczych,
- inne pozycje nieistotne z punktu widzenia rozliczania faktur.
Rachunki bankowe w koszyku zleceń
Drugie zastosowanie rachunków bankowych dotyczy koszyka zleceń.
Jeżeli użytkownik w karcie faktury kliknie:
„Do koszyka zleceń”
program utworzy zapis z proponowanym przelewem:
- na konto dostawcy,
- z naszego konta firmowego.
Konto firmowe jest pobierane z zestawienia „Rachunki bankowe”.
Dobór rachunku do płatności wychodzącej
Ksefopis dobiera rachunek bankowy według waluty płatności.
Program szuka rachunku:
- typu „nasz rachunek do płatności wychodzących”,
- prowadzonego w walucie, w której ma zostać wykonana płatność do dostawcy.
Jeżeli program nie znajdzie rachunku w walucie faktury, wybiera rachunek do płatności wychodzących w walucie PLN.
Kursy walut
Przeznaczenie zestawienia
W zakładce „Kursy walut” wprowadza się kursy walut potrzebne do przeliczania kwot z faktur walutowych.
Dodawanie kursu waluty
Aby wprowadzić kurs:
- Wejdź w zakładkę „Kursy walut”.
- Wybierz walutę z listy.
- Wpisz kurs waluty.
- Zapisz dane.
Zastosowanie kursów walut
Jeżeli do Ksefopis zostanie pobrana faktura z KSeF lub spoza KSeF w walucie obcej, program wyliczy również kwotę faktury w PLN.
Przeliczenie odbywa się na podstawie kursu zdefiniowanego w zestawieniu „Kursy walut”.
Kwoty w PLN są wykorzystywane m.in. do:
- sprawdzania etapów obiegu,
- raportów cash flow,
- analiz i zestawień opartych na wartościach w PLN.
Aktualizacja kursów walut
W tej wersji Ksefopis kursy walut nie aktualizują się automatycznie.
Oznacza to, że kursy należy uzupełniać i aktualizować ręcznie.
Moje firmy
Widoczność zestawienia
Zestawienie „Moje firmy” jest widoczne tylko wtedy, gdy w konfiguracji włączona jest opcja obsługi wielu podmiotów:
„Multi skrzynka, wiele podmiotów KSeF na jednym koncie Ksefopis”
Przeznaczenie funkcji
Funkcja pozwala obsługiwać kilka własnych podmiotów w jednym koncie Ksefopis.
Dzięki temu faktury dla wielu naszych firm mogą pojawiać się w jednej aplikacji.
Konfiguracja podmiotów
Na stronie „Moje firmy” definiuje się podmioty, które mają być obsługiwane przy połączeniach z KSeF.
Dla każdego podmiotu należy uzupełnić m.in.:
- dane firmy,
- NIP,
- konfigurację połączenia z KSeF.
Po skonfigurowaniu tych danych Ksefopis może pobierać faktury dla wszystkich wskazanych podmiotów.
