Skip to main content

Rozliczenia z dostawcami

Rozliczanie faktur zakupowych w Ksefopis

Ksefopis pomaga kontrolować, które faktury zakupowe zostały już zapłacone. Można też sprawdzić, które oczekują na płatność, a które zostały rozliczone częściowo lub w inny sposób.

Informacje o płatności widoczne na fakturze z KSeF są punktem wyjścia, ale ostateczne potwierdzenie rozliczenia należy do użytkownika. Dzięki temu można odzwierciedlić rzeczywisty przebieg płatności, np. przelew czy gotówkę. Możliwe są też np. płatność częściowa, kompensata albo rozliczenie na podstawie wyciągu bankowego.

Sposoby rozliczania

  • ręczne oznaczenie faktury jako zapłaconej,
  • wprowadzenie płatności pełnej lub częściowej,
  • powiązanie z wyciągiem bankowym,
  • kompensata dokumentów,
  • koszyk zleceń do przygotowania przelewów.

Informacja z KSeF to nie zawsze pełne rozliczenie

Faktura pobrana z KSeF może zawierać dane dotyczące płatności. Są to np. forma płatności, termin płatności czy kwota pozostająca do zapłaty. Ksefopis prezentuje te informacje na karcie faktury, ale traktuje je informacyjnie.

To użytkownik potwierdza, czy faktura została faktycznie zapłacona, czy nadal wymaga zapłaty. Mogła też zostać rozliczona częściowo, lub skompensowana z innym dokumentem. Dzięki temu stan rozliczenia w systemie może odpowiadać rzeczywistej sytuacji, a nie tylko danym zapisanym na fakturze.

Najważniejsze metody rozliczania faktur

Szybkie oznaczenie jako zapłacone

Najprostszy sposób polega na ręcznym potwierdzeniu, że faktura została opłacona. Można użyć go wtedy, gdy nie ma potrzeby wiązania faktury z konkretną operacją bankową.

Płatność pełna lub częściowa

Na szczegółach płatności można odnotować wpłatę w pełnej kwocie albo tylko część zobowiązania. Przy płatności częściowej Ksefopis aktualizuje kwotę pozostającą do zapłaty.

Rozliczenie z wyciągu bankowego

Fakturę można powiązać z pozycją wyciągu bankowego. Dzięki temu wiadomo, jaka operacja bankowa odpowiadała za rozliczenie dokumentu.

Kompensata dokumentów

Jeżeli zobowiązanie ma zostać pomniejszone lub wyzerowane przez inny dokument, można zastosować kompensatę, na przykład przy fakturze i korekcie od tego samego dostawcy.

Koszyk zleceń

Koszyk zleceń pozwala zebrać faktury do zapłaty i przygotować dane do banku. Jest pomocny przy organizacji przelewów, ale nie jest jeszcze potwierdzeniem zapłaty.

Aktualny status faktury

Po rozliczeniu faktura może zniknąć z listy dokumentów do zapłaty, a Ksefopis może kontynuować jej obieg zgodnie z ustawionymi etapami.

Ręczne oznaczenie faktury jako zapłaconej

Ręczne oznaczenie faktury jako zapłaconej sprawdza się wtedy, gdy użytkownik chce szybko potwierdzić rozliczenie dokumentu. Może to dotyczyć faktur zapłaconych gotówką albo opłaconych poza standardowym procesem bankowym. Zdarzają się też takie, przy których nie ma potrzeby zapisywania dokładnego powiązania z przelewem.

Takie rozliczenie można wykonać z poziomu zestawienia faktur oczekujących na zapłatę albo bezpośrednio z karty faktury. Po potwierdzeniu płatności zobowiązanie zostaje rozliczone. Taka faktura nie jest już traktowana jako dokument do zapłaty.

Jak Ksefopis obsługuje płatności częściowe?

Nie każda faktura musi zostać zapłacona jednorazowo. Zdarzają się płatności ratalne, zaliczki albo częściowe uregulowania zobowiązań. W takich przypadkach można odnotować tylko kwotę, która faktycznie została zapłacona.

Ksefopis pomniejsza wtedy saldo faktury i pokazuje kwotę pozostającą do zapłaty. Faktura pozostaje nierozliczona tak długo, jak długo istnieje nierozliczona część zobowiązania.

1

Faktura trafia do rozliczenia

Dokument może być widoczny jako faktura oczekująca na zapłatę, zgodnie z terminem i danymi płatności.

2

Użytkownik wybiera metodę

Może potwierdzić zapłatę ręcznie, odnotować część płatności, użyć wyciągu bankowego albo kompensaty.

3

System aktualizuje saldo

Po rozliczeniu Ksefopis zmniejsza lub zeruje kwotę pozostającą do zapłaty przy fakturze.

4

Obieg może iść dalej

Jeżeli faktura była na etapie „Do zapłacenia”, po rozliczeniu może przejść do kolejnego kroku procesu.

Rozliczanie na podstawie wyciągu bankowego

Przy większej liczbie faktur wygodniejsze może być rozliczanie dokumentów na podstawie wyciągu bankowego. Po wgraniu wyciągu Ksefopis odczytuje operacje płatnicze i może próbować powiązać je z fakturami.

Powiązanie może zostać zaproponowane automatycznie, na przykład na podstawie numeru rachunku, kwoty lub numeru dokumentu. Użytkownik powinien jednak zweryfikować, czy operacja rzeczywiście odpowiada wskazanej fakturze. Jeżeli automatyczne dopasowanie nie jest możliwe, pozycję wyciągu można powiązać ręcznie.

Co może pomóc w powiązaniu płatności?

  • numer rachunku bankowego,
  • kwota przelewu,
  • numer faktury lub dokumentu,
  • tytuł płatności,
  • dane dostawcy,
  • data operacji bankowej.

Kompensata, gdy nie ma klasycznej płatności

Nie każde rozliczenie musi oznaczać wykonanie przelewu. Przykładowo dostawca mógł wystawić fakturę i korektę. Zdarza się też, że dwa dokumenty powinny zostać wzajemnie rozliczone. W tej sytuacji można zastosować kompensatę.

W takim przypadku saldo zobowiązania zostaje odpowiednio pomniejszone albo wyzerowane. Faktura może zostać uznana za częściowo lub całkowicie rozliczoną, mimo że nie nastąpiła standardowa płatność bankowa.

Zobacz cennik Ksefopis

Koszyk zleceń — przygotowanie płatności do banku

Koszyk zleceń służy do organizacji faktur, które mają zostać opłacone. Można dodać do niego faktury oczekujące na zapłatę. Jest również możliwość sprawdzenia kwot pozostających do zapłaty. Przygotowane w ten sposób dane można wykorzystać w systemie bankowym.

Po przygotowaniu pozycji można wyeksportować dane do pliku, na przykład Excela lub CSV. Następnie gotowy plik można zaimportować w banku zgodnie z możliwościami danego systemu bankowego.

Ważne: koszyk zleceń nie oznacza zapłaty

Dodanie faktury do koszyka zleceń nie oznacza jeszcze, że została ona zapłacona. Również sam eksport pozycji do banku jest tylko etapem przygotowania przelewów.

Faktura powinna zostać uznana za zapłaconą dopiero wtedy, gdy płatność faktycznie zostanie wykonana. Rozliczenie płatności powinno zostać potwierdzone w Ksefopis. Można to zrobić na przykład przez powiązanie z operacją z wyciągu bankowego albo inną metodą rozliczenia.

Kontroluj płatności za faktury zakupowe

Ksefopis pomaga uporządkować informacje o rozliczeniu faktur, Ułatwia też kontrolę nad płatnościami częściowymi, kompensatami i dokumentami oczekującymi na zapłatę.

Rozpocznij korzystanie z Ksefopis
Przeczytaj instrukcję rozliczania płatności w Ksefopis
Napisz do nas

Ksefopis - opisuj i akceptuj koszty z KSeF