Skip to main content

Wprowadzenie

Faktura pobrana z KSeF może zawierać informacje z KSeF dotyczące płatności, takie jak:

  • forma płatności,
  • termin płatności,
  • kwota pozostająca do zapłaty.

Program Ksefopis wyświetla te informacje na karcie faktury, ale traktuje je wyłącznie informacyjnie.

Ostateczna decyzja, czy faktura:

  • została zapłacona,
  • wymaga zapłaty,
  • została rozliczona częściowo,
  • została skompensowana,

należy do użytkownika programu Ksefopis.

To użytkownik potwierdza w systemie, że faktura została zapłacona lub rozliczona.

Spis treści

  • Sposoby rozliczenia faktury
  • Metoda 1 – oznaczenie faktury jako zapłaconej
  • Metoda 2 – rozliczanie na podstawie wyciągu bankowego
  • Metoda 3 – kompensata dokumentów

  • Sposoby rozliczenia faktury

    Program Ksefopis umożliwia kilka sposobów rozliczenia faktury zakupowej.

    Dostępne metody to:

    1. oznaczenie faktury jako zapłaconej poprzez kliknięcie,
    2. powiązanie faktury z pozycją wyciągu bankowego,
    3. kompensata dokumentów,
    4. obsługa płatności przez koszyk zleceń.

    Metoda 1 – oznaczenie faktury jako zapłaconej

    Przeznaczenie metody

    Najprostszą metodą rozliczenia faktury jest ręczne potwierdzenie, że faktura została zapłacona.

    Można jej użyć, gdy:

    • faktura została zapłacona gotówką,
    • faktura została zapłacona inną metodą,
    • użytkownik chce szybko potwierdzić zapłatę,
    • nie ma potrzeby dokładnego wiązania płatności z operacją bankową.

    Oznaczenie faktury jako zapłaconej z pulpitu

    Faktury oczekujące na zapłatę pojawiają się w osobnym zestawieniu na pulpicie.

    Aby oznaczyć fakturę jako zapłaconą:

    1. Wejdź na pulpit.
    2. Odszukaj zestawienie faktur do zapłacenia.
    3. Zaznacz checkbox przy jednej lub kilku fakturach.
    4. Kliknij przycisk „Zapłacone”.

    Po wykonaniu tej operacji:

    • zaznaczone faktury zostaną uznane za zapłacone,
    • zobowiązanie zostanie rozliczone,
    • faktury znikną z listy faktur do zapłacenia,
    • program zacznie szukać kolejnego etapu obiegu faktury.

    Oznaczenie faktury jako zapłaconej z karty faktury

    Fakturę można rozliczyć również bezpośrednio z jej karty.

    Aby to zrobić:

    1. Otwórz kartę faktury.
    2. Przejdź do sekcji „Rozliczenia”.
    3. Kliknij przycisk „Zapłacono gotówką”.

    Po kliknięciu:

    • faktura zostanie uznana za zapłaconą,
    • zobowiązanie wynikające z faktury zostanie wyzerowane,
    • faktura opuści etap „Do zapłacenia”, jeśli znajdowała się na takim etapie.

    Szczegóły płatności

    Na karcie faktury w sekcji „Rozliczenia” dostępny jest przycisk „Szczegóły płatności”.

    Po kliknięciu użytkownik przechodzi do podstrony poświęconej wyłącznie rozliczeniom danej faktury.

    Na stronie szczegółów płatności można odnotować wpłatę:

    • w pełnej kwocie faktury,
    • w częściowej kwocie faktury.

    Odnotowanie częściowej płatności

    W przypadku częściowej płatności użytkownik podaje kwotę, która została zapłacona.

    Program:

    • odejmie podaną kwotę od całkowitego zobowiązania,
    • zaktualizuje kwotę pozostającą do zapłaty,
    • pozostawi fakturę nierozliczoną, jeśli nadal pozostaje saldo do zapłaty.

    Opcja jest przydatna przy fakturach opłacanych w ratach.


    Dane możliwe do podania przy rozliczeniu

    Podczas odnotowania płatności można podać:

    • kwotę wpłaty,
    • datę wpłaty,
    • opis tekstowy dotyczący rozliczenia,

    Ograniczenia metody ręcznej

    Ręczne oznaczenie faktury jako zapłaconej jest szybkie, ale ma ograniczenia.

    Przy dużej liczbie faktur może być trudniej ustalić historycznie:

    • jakim przelewem faktura została zapłacona,
    • z jakiego rachunku wykonano płatność,
    • kiedy dokładnie wykonano przelew,
    • jaka operacja bankowa odpowiadała za rozliczenie,
    • jakie były okoliczności zapłaty.

    Dlatego przy większej liczbie dokumentów zalecane jest rozliczanie faktur na podstawie wyciągu bankowego.


    Metoda 2 – rozliczanie na podstawie wyciągu bankowego

    Przeznaczenie metody

    Rozliczanie na podstawie wyciągu bankowego pozwala powiązać fakturę z konkretną operacją bankową.

    Dzięki temu wiadomo dokładnie:

    • jakim przelewem faktura została zapłacona,
    • kiedy wykonano płatność,
    • jaka kwota została przelana,
    • z jaką pozycją wyciągu bankowego powiązano fakturę.

    Wejście do pulpitu rozliczania faktur

    Aby rozpocząć rozliczanie na podstawie wyciągu bankowego:

    1. Wejdź na stronę „Płatności”.
    2. Kliknij przycisk „Pulpit rozliczania faktur”.

    Krok 1 – wgranie wyciągu bankowego

    Pierwszym krokiem jest wgranie wyciągu bankowego w formacie MT940.

    Większość systemów bankowych (zwykle firmowe rachunki bankowe w wyższym pakiecie) umożliwia eksport wyciągu w tym formacie tekstowym (nie jest to PDF).

    Plik z wyciągiem bankowym może mieć rozszerzenie:

    • .STA lub .txt.

    Aby wgrać wyciąg:

    1. Przygotuj plik wyciągu bankowego w formacie MT940.
    2. Wejdź na stronę „Pulpit rozliczania faktur”.
    3. Wgraj plik do programu Ksefopis.

    Automatyczne pobranie operacji płatniczych

    Po wgraniu pliku program:

    • odczytuje wszystkie operacje płatnicze z wyciągu,
    • zapisuje pozycje wyciągu w systemie,

    Automatyczne kojarzenie płatności z fakturami – po ID Ksefopisu

    Program próbuje powiązać pozycje wyciągu bankowego z fakturami na podstawie unikalnego ID programu Ksefopis, które jest w tytule operacji, zaczyna się od bs4trid a kończy na „9”. To ID jest wstawiane do przelewu, gdy zlecamy go przez koszyk zleceń przelewów programu Ksefopis.

    Jeżeli program znajdzie takie ID w operacji w wyciągu, poszuka pozycji w koszyku zleceń i stamtąd ustali jakie faktury były płacone tym przelewem.

    Automatyczne kojarzenie płatności z fakturami – po numerze faktury, kwocie i numerze konta

    Program sprawdza na jaki rachunek bankowy był dokonany przelew. Szuka faktury, która oczekuje na zapłatę i ma ten sam numer konta bankowego w swoich danych. Wśród faktur, które znajdzie sprawdza, która z nich ma kwotę i walutę do zapłacenia takie same jak w płatności z wyciągu. Gdy znajdzie, porównuje jeszcze czy w tytule operacji występuje numer faktury. Dopiero wtedy powiązuje płatność z fakturą.

    Automatyczne kojarzenie płatności z fakturami – przez AI

    Jeżeli w abonamencie mamy AI, sztuczna inteligencja próbuje powiązać płatności z fakturami do zapłacenia po tytule operacji, dacie, kwocie. Powiązania, które wytypuje pojawią na specjalnej stronie do ręcznego potwierdzenia przez użytkownika.

    Automatyczne kojarzenie płatności z fakturami – po fragmencie specyficznym dla kontrahenta

    Niektóre płatności dla kontrahentów są cyklicznie zdejmowane z firmowej karty płatniczej, której wyciąg z subkonta bankowego również importujemy w Ksefopis. Niestety na wyciągu w takich przypadkach nie ma konta bankowego kontrahenta i rzadko w tytule operacji podany jest numer faktury. Takich płatności nie zlecamy również przez koszyk zleceń ksefopisu (karta jest cyklicznie obciążana automatycznie).

    W takim przypadku można zauważyć, że na każdym obciążeniu karty jest unikalny, charakterystyczny ciąg znaków – który jest stały dla danej płatności cyklicznej. Np. dla reklam google opłacanych co miesiąc może to być: ADSxxxxxxx. W Ksefopis należy w karcie kontrahenta (Np. Google Ireland Limited) w polu „Unikalny fragment na pozycji wyciągu” wpisać powyższy tekst ADSxxxxxx. Ksefopis będzie wtedy w importowanych operacjach bankowych w tytule operacji szukać tej frazy. Jeśli znajdzie, uzna, że płatność dotyczy tego kontrahenta i spróbuje automatycznie powiązać niezapłacone faktury od tego sprzedawcy (chronologicznie wg daty wystawienia) z płatnością – jedną lub kilka tak aby uzyskać zgodność kwoty z wyciągu z kwotą lub sumą kwot z faktur.


    Potwierdzanie powiązań

    Po automatycznym powiązaniu użytkownik przechodzi do specjalnej strony, na której potwierdza trafność skojarzeń.

    Użytkownik powinien sprawdzić:

    • czy wskazana faktura odpowiada operacji bankowej,
    • czy kwota się zgadza,
    • czy numer dokumentu lub tytuł płatności pasuje do faktury,
    • czy rachunek bankowy odpowiada dostawcy.

    Jeżeli użytkownik potwierdzi, że rozliczenie zostało prawidłowo zbudowane:

    • faktura zostanie uznana za rozliczoną,
    • płatność zostanie powiązana z fakturą,
    • dokument może opuścić etap „Do zapłacenia”.

    Ręczne powiązanie pozycji wyciągu z fakturą

    Może się zdarzyć, że tytuł przelewu lub dane operacji nie pozwalają jednoznacznie powiązać pozycji wyciągu z fakturą.

    W takiej sytuacji użytkownik może wykonać powiązanie ręcznie.

    Aby ręcznie powiązać operację:

    1. Odszukaj pozycję wyciągu bankowego.
    2. Wskaż fakturę, którą chcesz rozliczyć tą wpłatą bankową.
    3. Zatwierdź powiązanie.

    Po zatwierdzeniu:

    • pozycja wyciągu zostanie powiązana z fakturą,
    • płatność zostanie uwzględniona w rozliczeniu,
    • faktura zostanie rozliczona w całości lub częściowo, zależnie od kwoty operacji.

    Metoda 3 – kompensata dokumentów

    Przeznaczenie kompensaty

    Kompensata służy do rozliczania dokumentów bez wykonywania płatności do dostawcy.

    Stosuje się ją np. wtedy, gdy:

    • nie zapłacono dostawcy za fakturę,
    • została wystawiona korekta,
    • dwa dokumenty powinny zostać rozliczone wzajemnie,
    • faktura zakupowa i korekta zakupu znoszą się częściowo lub całkowicie.

    Przykład zastosowania

    Jeżeli dostawca wystawił fakturę zakupową, a następnie korektę do tej faktury, można powiązać oba dokumenty.

    W takim przypadku zobowiązanie z faktury może zostać pomniejszone lub wyzerowane przez korektę.


    Wykonanie kompensaty

    Aby wykonać kompensatę dokumentów, należy skorzystać z opcji:

    „Dokonaj kompensaty faktur”

    Po wykonaniu kompensaty:

    • dwa dokumenty zostaną ze sobą powiązane,
    • saldo zobowiązania zostanie odpowiednio zmniejszone,
    • faktura może zostać uznana za częściowo lub całkowicie rozliczoną.