Home » Konfigurowalny workflow faktur z KSeF i spoza KSeF

Konfigurowalny obieg faktur

Etapy obiegu faktur w Ksefopis

Skonfiguruj proces obsługi faktur do sposobu pracy Twojej firmy: od opisu dokumentu, przez akceptację i płatność, aż po zakończenie lub odrzucenie faktury.

W Ksefopis obieg faktury nie musi być jednym sztywnym schematem dla wszystkich dokumentów. Możesz zbudować workflow dopasowany do rodzaju faktury, wartości kosztu, działu, dostawcy, projektu, formy płatności albo innych cech dokumentu.

Etapy pomagają uporządkować odpowiedzialność. Możesz skonfigurować, kto opisuje fakturę, a kto ją akceptuje. Jednocześnie decydujesz, kiedy dokument trafia do płatności, co dzieje się z fakturą problematyczną i kiedy obieg zostaje zakończony.

Co można konfigurować?

rodzaje etapów obiegu,
kolejność i warunki wejścia,
reguły akceptacji faktur,
pola dostępne do edycji,
uprawnienia i powiadomienia,
ręczne przejścia między etapami.

Workflow faktur dopasowany do organizacji

W wielu firmach faktury nie powinny trafiać do jednej osoby i przechodzić zawsze tą samą ścieżką. Inaczej obsługuje się faktury za bieżące usługi. Innego procesu wymagają koszty inwestycyjne. Osobnej akceptacji mogą wymagać dokumenty kierowane do zarządu. Z kolei niektóre faktury po weryfikacji trzeba jedynie przekazać do płatności.

Konfiguracja etapów w Ksefopis pozwala odwzorować te różnice. Możesz określić, które dokumenty trafiają na dany etap. Dodatkowo wskażesz osoby, które mają je widzieć lub edytować. Możesz także zdefiniować decyzje dostępne na każdym etapie obiegu.

Najważniejsze możliwości konfiguracji etapów

Warunki wejścia w etap

Etap może obowiązywać tylko dla wybranych faktur. Może zależeć np. od kwoty, rodzaju dokumentu, formy płatności, kategorii kosztu, dostawcy, projektu lub innych danych zapisanych na fakturze.

Kolejność przetwarzania

Etapy można ustawić w określonej kolejności. Dzięki temu Ksefopis wie, które reguły sprawdzać najpierw i na jakim etapie zatrzymać fakturę, gdy spełni odpowiednie warunki.

Zakres edycji faktury

Dla każdego etapu można określić, które informacje użytkownik może uzupełnić lub zmienić. Mogą to być np. opis kosztu, kategorię, formę płatności, przypisanie do projektu albo dane faktury spoza KSeF.

Uprawnienia użytkowników

Możesz ustalić, kto ma dostęp do faktur na danym etapie, kto może je edytować, kto widzi dokument tylko do podglądu i kto otrzymuje pełne prawa pracy z fakturą.

Powiadomienia

Etap może informować właściwe osoby, że faktura czeka na ich decyzję, akceptację, opis lub inną czynność. To ogranicza ryzyko, że dokument utknie bez reakcji.

Obsługa wyjątków

Gdy standardowa ścieżka nie pasuje do konkretnej sytuacji, w konfiguracji można przewidzieć ręczne przekazanie faktury na inny etap. Jest też możliwe cofnięcie dokumentu albo skierowanie go do odrzucenia.

Etap „Zbiera akceptacje”

To najważniejszy etap dla firm, które chcą uporządkować merytoryczne zatwierdzanie kosztów. W tym miejscu można określić, kto powinien zaakceptować fakturę i według jakich zasad dokument ma przejść dalej.

Akceptacja może być przypisana do konkretnych osób. Można wskazać wybrane osoby z listy, na podstawie roli w programie albo według obszaru odpowiedzialności. Dzięki temu proces pozostaje prosty w małych firmach. Jednocześnie sprawdza się w organizacjach posiadających wiele działów i poziomów decyzyjnych.

Dodatkowo można wymagać uzupełnienia określonych pól przed akceptacją, np. opisu kosztu, kategorii, projektu lub danych potrzebnych księgowości.

Rodzaje etapów obiegu faktur

Etapy w Ksefopis mają różne role. Jedne zbierają akceptacje, inne zatrzymują dokument do czasu zapłaty, a jeszcze inne kończą obieg lub pozwalają obsłużyć faktury problematyczne. Dzięki temu workflow może odzwierciedlać rzeczywisty proces pracy z fakturami, a nie tylko prostą listę statusów.

Zbiera akceptacje

Etap służący do zatwierdzania faktury przez wskazane osoby, role lub grupy akceptantów.

Do zapłacenia

Etap dla faktur, które przeszły wcześniejsze kroki i czekają na rozliczenie płatności.

Zakończony

Końcowy etap pozytywnego obiegu faktury, gdy dokument nie wymaga już dalszych działań.

Do odrzucenia

Etap pośredni dla faktur, które wymagają wyjaśnienia lub decyzji przed odrzuceniem.

Odrzucony lub skok

Etap kończący obieg negatywnie albo mechanizm przekierowania dokumentu do innego miejsca procesu.

Warunki, które kierują fakturę na właściwą ścieżkę

Jedną z najważniejszych funkcji konfiguracji etapów są warunki obowiązywania. To one decydują, czy dana faktura powinna trafić na konkretny etap obiegu.

Warunki można tworzyć na podstawie danych faktury i jej opisu biznesowego. W praktyce oznacza to możliwość stosowania różnych ścieżek obiegu. Jedna ścieżka może obsługiwać faktury kosztowe, a inna magazynowe. Osobne reguły można zastosować dla dokumentów o wysokiej wartości. Dodatkowo workflow może uwzględniać formę płatności, projekt, kontrahenta lub specjalne wymagania kontrolne.

Dzięki temu workflow nie wymaga ręcznego sortowania dokumentów. System sam analizuje cechy faktury. Następnie kieruje dokument na właściwy etap obiegu.

Przykładowe reguły workflow

faktury powyżej określonej kwoty wymagają dodatkowej akceptacji,
faktury dotyczące projektu trafiają do osoby odpowiedzialnej,
faktury z płatnością przelewem przechodzą na etap „Do zapłacenia”,
dokumenty problematyczne można skierować do wyjaśnienia,
faktury już rozliczone mogą pominąć etap płatności,
faktury spoza KSeF mogą mieć osobny zakres edycji.

Etap „Do zapłacenia” i powiązanie z rozliczeniami

Etap „Do zapłacenia” porządkuje pracę z fakturami, które są już gotowe do rozliczenia. Nie jest to etap akceptacyjny — jego zadaniem jest zatrzymanie dokumentu do momentu, aż płatność zostanie rozliczona.

Jeżeli faktura zostanie opłacona lub rozliczona w inny sposób, Ksefopis może automatycznie przenieść ją dalej. Jeżeli dokument jest już rozliczony przed wejściem na ten etap, etap płatności może zostać pominięty.

Ręczne decyzje tam, gdzie automatyka nie wystarcza

Dobry workflow powinien obsługiwać standardowe przypadki automatycznie, ale jednocześnie pozostawiać przestrzeń na wyjątki. Dlatego w Ksefopis można dopuścić ręczną zmianę etapu przez uprawnionego użytkownika.

Przykładowo faktura może wymagać dodatkowego wyjaśnienia. Czasami trzeba ją cofnąć do wcześniejszego użytkownika. W innych przypadkach dokument należy skierować do innego akceptanta lub przekazać do odrzucenia. Takie sytuacje trudno opisać pojedynczą regułą. Dlatego ręczne przejścia pomagają zachować kontrolę nad procesem.

Uprawnienia i edycja dostosowane do etapu

Nie każdy użytkownik powinien mieć taki sam dostęp do faktury. Zakres uprawnień może zależeć od etapu obiegu. Osoba opisująca koszt potrzebuje innych pól niż akceptant. Inne informacje będą również potrzebne księgowości lub osobie odpowiedzialnej za płatność.

W Ksefopis można określić, które elementy karty faktury są dostępne na danym etapie. Dotyczy to między innymi opisu kosztu, kategorii i formy płatności. Można także kontrolować przypisanie do projektu, tworzenie kosztów cyklicznych, dodawanie wyposażenia oraz edycję danych faktur spoza KSeF.

Takie podejście ogranicza przypadkowe zmiany i pomaga utrzymać porządek w dokumentach. Jednocześnie pozostawia właściwym osobom dostęp do potrzebnych informacji.

Faktury problematyczne i odrzucanie dokumentów

Nie każda faktura powinna przejść przez standardowy proces. Czasem dokument zawiera błędy, dotyczy nieuzasadnionego kosztu, wymaga wyjaśnienia z dostawcą albo nie powinien zostać przyjęty do dalszej obsługi.

W takich sytuacjach można wykorzystać etapy „Do odrzucenia” i „Odrzucony”. Pierwszy pozwala zatrzymać fakturę do decyzji lub wyjaśnienia, drugi kończy obieg dokumentu ze skutkiem negatywnym.

Dzięki temu faktura nie znika z systemu i nie jest obsługiwana poza procesem. Pozostaje widoczna jako dokument, wobec którego podjęto określoną decyzję.

Co można uporządkować dzięki etapom?

akceptację merytoryczną faktur,
kontrolę płatności i rozliczeń,
obsługę faktur wymagających wyjaśnienia,
dostęp użytkowników do dokumentów,
powiadomienia o zadaniach do wykonania,
zakres danych wymaganych przed przekazaniem faktury dalej.

Elastyczność bez utraty kontroli

Konfigurowalne etapy pozwalają budować procesy od prostych do bardziej rozbudowanych. Mała firma może rozpocząć od prostego procesu. Wystarczą etapy opisu, akceptacji, płatności i zakończenia obiegu. Natomiast większa organizacja może dodać osobne ścieżki dla wysokich kwot. Może także uwzględnić koszty projektowe, dokumenty poufne oraz faktury wymagające dodatkowej kontroli.

Najważniejsze jest to, że zasady obiegu są zapisane w systemie. Użytkownicy wiedzą, co mają zrobić, a dokumenty trafiają do właściwych osób zgodnie z ustaloną logiką.

Zbuduj własny obieg faktur w Ksefopis

Skonfiguruj etapy, akceptacje, płatności i wyjątki tak, aby faktury przechodziły przez proces dopasowany do Twojej organizacji.

Napisz do nas