Etapy obiegu faktur w Ksefopis

Workflow faktur dopasowany do organizacji

W wielu firmach faktury nie powinny trafiać do jednej osoby i przechodzić zawsze tą samą ścieżką. Inaczej obsługuje się fakturę za bieżące usługi, inaczej koszt inwestycyjny, inaczej dokument wymagający akceptacji zarządu, a jeszcze inaczej fakturę, która ma zostać tylko zapłacona po wcześniejszym sprawdzeniu.

Konfiguracja etapów w Ksefopis pozwala odwzorować te różnice. Możesz ustalić, które dokumenty trafiają na konkretny etap, kto ma je widzieć, kto może je edytować i jakie decyzje można podjąć w danym momencie obiegu.

Najważniejsze możliwości konfiguracji etapów

Etap „Zbiera akceptacje”

To najważniejszy etap dla firm, które chcą uporządkować merytoryczne zatwierdzanie kosztów. W tym miejscu można określić, kto powinien zaakceptować fakturę i według jakich zasad dokument ma przejść dalej.

Akceptacja może być przypisana do konkretnych osób, do wybranej liczby osób z listy, do użytkowników wynikających z roli albo do osób powiązanych z danym obszarem odpowiedzialności. Dzięki temu proces może być prosty dla małych firm, ale wystarczająco elastyczny dla organizacji z wieloma działami i poziomami decyzyjnymi.

Na tym etapie można również wymagać uzupełnienia określonych pól przed akceptacją, np. opisu kosztu, kategorii, projektu lub danych potrzebnych księgowości.

Rodzaje etapów obiegu faktur

Etapy w Ksefopis mają różne role. Jedne zbierają akceptacje, inne zatrzymują dokument do czasu zapłaty, a jeszcze inne kończą obieg lub pozwalają obsłużyć faktury problematyczne. Dzięki temu workflow może odzwierciedlać rzeczywisty proces pracy z fakturami, a nie tylko prostą listę statusów.

Warunki, które kierują fakturę na właściwą ścieżkę

Jedną z najważniejszych funkcji konfiguracji etapów są warunki obowiązywania. To one decydują, czy dana faktura powinna trafić na konkretny etap obiegu.

Warunki można budować na podstawie danych faktury i jej opisu biznesowego. W praktyce oznacza to, że inne ścieżki mogą obsługiwać faktury kosztowe i magazynowe, dokumenty o wysokiej wartości, faktury z określoną formą płatności, koszty przypisane do projektu, dokumenty od wybranych kontrahentów albo faktury wymagające szczególnej kontroli.

Dzięki temu workflow nie wymaga ręcznego sortowania dokumentów. System może sam sprawdzić cechy faktury i zatrzymać ją na odpowiednim etapie.

Etap „Do zapłacenia” i powiązanie z rozliczeniami

Etap „Do zapłacenia” porządkuje pracę z fakturami, które są już gotowe do rozliczenia. Nie jest to etap akceptacyjny — jego zadaniem jest zatrzymanie dokumentu do momentu, aż płatność zostanie rozliczona.

Jeżeli faktura zostanie opłacona lub rozliczona w inny sposób, Ksefopis może automatycznie przenieść ją dalej. Jeżeli dokument jest już rozliczony przed wejściem na ten etap, etap płatności może zostać pominięty.

Ręczne decyzje tam, gdzie automatyka nie wystarcza

Dobry workflow powinien obsługiwać standardowe przypadki automatycznie, ale jednocześnie pozostawiać przestrzeń na wyjątki. Dlatego w Ksefopis można dopuścić ręczną zmianę etapu przez uprawnionego użytkownika.

Przykładowo faktura może wymagać dodatkowego wyjaśnienia, cofnięcia do wcześniejszej osoby, skierowania do innego akceptanta albo przekazania do odrzucenia. Takie sytuacje trudno opisać jedną regułą, dlatego ręczne przejścia pozwalają zachować kontrolę bez blokowania całego procesu.

Uprawnienia i edycja dostosowane do etapu

Nie każdy użytkownik powinien mieć taki sam dostęp do faktury na każdym etapie. Osoba opisująca koszt może potrzebować innych pól niż osoba zatwierdzająca, księgowość albo użytkownik odpowiedzialny za płatność.

W Ksefopis można określić, które elementy karty faktury są dostępne na danym etapie. Dotyczy to m.in. opisu kosztu, kategorii, formy płatności, przypisania do projektu, tworzenia kosztu cyklicznego, dodawania wyposażenia czy edycji danych faktury spoza KSeF.

Takie podejście ogranicza przypadkowe zmiany i pomaga utrzymać porządek w dokumentach, jednocześnie pozostawiając właściwym osobom dostęp do potrzebnych informacji.

Faktury problematyczne i odrzucanie dokumentów

Nie każda faktura powinna przejść przez standardowy proces. Czasem dokument zawiera błędy, dotyczy nieuzasadnionego kosztu, wymaga wyjaśnienia z dostawcą albo nie powinien zostać przyjęty do dalszej obsługi.

W takich sytuacjach można wykorzystać etapy „Do odrzucenia” i „Odrzucony”. Pierwszy pozwala zatrzymać fakturę do decyzji lub wyjaśnienia, drugi kończy obieg dokumentu ze skutkiem negatywnym.

Dzięki temu faktura nie znika z systemu i nie jest obsługiwana poza procesem. Pozostaje widoczna jako dokument, wobec którego podjęto określoną decyzję.

Elastyczność bez utraty kontroli

Konfigurowalne etapy pozwalają budować procesy od prostych do bardziej rozbudowanych. Mała firma może zacząć od kilku podstawowych kroków: opis, akceptacja, płatność i zakończenie. Większa organizacja może dodać osobne ścieżki dla wysokich kwot, kosztów projektowych, dokumentów poufnych albo faktur wymagających dodatkowej kontroli.

Najważniejsze jest to, że zasady obiegu są zapisane w systemie. Użytkownicy wiedzą, co mają zrobić, a dokumenty trafiają do właściwych osób zgodnie z ustaloną logiką.

Zbuduj własny obieg faktur w Ksefopis

Skonfiguruj etapy, akceptacje, płatności i wyjątki tak, aby faktury przechodziły przez proces dopasowany do Twojej organizacji.

Napisz do nas