Wprowadzenie
Dla etapu obiegu faktury, który ma rodzaj „Zbiera akceptacje”, można skonfigurować:
- jakie elementy karty faktury będą edytowalne,
- czy użytkownik może cofać fakturę do wcześniejszych etapów,
- czy użytkownik może zmieniać osobę akceptującą,
- na jakie inne etapy użytkownik może ręcznie przekazać fakturę,
- kto musi lub może zaakceptować fakturę,
- jakie powiadomienia mają być wysyłane,
- kto ma mieć dostęp do faktury na tym etapie,
- kto ma mieć pełne prawa edycji.
Spis treści
Elementy edytowalne na karcie faktury
Dla etapu „Zbiera akceptacje” można wskazać, które elementy karty faktury będą dostępne do edycji przez użytkownika, gdy faktura znajduje się na tym etapie.
Możliwe elementy do edycji
Na etapie można udostępnić użytkownikowi edycję następujących pól i funkcji:
- opis kosztu,
- kategoria kosztu,
- forma płatności,
- informacja, czy faktura jest w koszty, czy na magazyn,
- rozbicie kosztów faktury na projekty,
- rozbicie kosztów faktury na MPK,
- utworzenie kosztu cyklicznego,
- dodanie pozycji na wyposażenie,
- cofnięcie faktury do poprzednich etapów,
- edycja podstawowych danych faktury spoza KSeF,
- usunięcie faktury spoza KSeF.
Opis kosztu
Po włączeniu tej opcji użytkownik może edytować opis kosztu na karcie faktury.
Opis kosztu może służyć do:
- wyjaśnienia, czego dotyczy zakup,
- doprecyzowania celu poniesionego kosztu,
- przekazania informacji osobom akceptującym,
- uzupełnienia informacji potrzebnych księgowości.
Kategoria kosztu
Po włączeniu tej opcji użytkownik może wybrać lub zmienić kategorię kosztu.
Kategoria kosztu pozwala przypisać fakturę do odpowiedniej klasy kosztowej, np.:
- usługi,
- materiały,
- marketing,
- sprzęt,
- transport,
- inne kategorie zdefiniowane w systemie.
Forma płatności
Po włączeniu tej opcji użytkownik może wskazać deklarowaną formę płatności według firmy.
Jest to forma płatności określana w Ksefopisie, a nie bezpośrednio na podstawie danych z KSeF. Jest to pole informacyjne. Niezależnie od wyboru w tym polu i tak trzeba będzie rozliczyć płatność za fakturę.
Użytkownik może określić, czy faktura:
- została opłacona przez pracownika,
- została opłacona kartą służbową,
- została opłacona z kasy firmy,
- ma zostać zapłacona przez firmę,
- została zapłacona przelewem,
- dotyczy kompensaty,
- nie dotyczy płatności.
W koszty / na magazyn
Po włączeniu tej opcji użytkownik może określić, czy faktura ma zostać zakwalifikowana:
- w koszty,
- na magazyn.
Informacja ta może mieć wpływ na dalszy obieg dokumentu oraz na reguły workflow.
Rozbicie kosztów na projekty
Po włączeniu tej opcji użytkownik może przypisać koszty z faktury do jednego lub wielu projektów.
Możliwe jest:
- przypisanie całej faktury do jednego projektu,
- rozbicie faktury na kilka projektów,
- określenie, jaka część kosztu dotyczy danego projektu.
Rozbicie kosztów na MPK
Po włączeniu tej opcji użytkownik może przypisać koszty faktury do jednego lub wielu miejsc powstawania kosztów, czyli MPK.
Możliwe jest:
- przypisanie całej faktury do jednego MPK,
- rozbicie kosztu między kilka MPK,
- określenie części kosztu przypadającej na poszczególne MPK.
Utworzenie kosztu cyklicznego
Po włączeniu tej opcji użytkownik może z poziomu karty faktury utworzyć koszt cykliczny.
Funkcja ta jest przydatna dla kosztów powtarzalnych, np.:
- abonamentów,
- licencji,
- leasingów,
- usług stałych,
- faktur od regularnych dostawców.
Utworzony koszt cykliczny może być później wykorzystywany w etapach obiegu kolejnych faktur.
Dodaj na wyposażenie
Po włączeniu tej opcji użytkownik może utworzyć nowe wyposażenie firmowe na podstawie faktury.
Funkcja pozwala:
- dodać zakupiony przedmiot do bazy wyposażenia,
- powiązać wyposażenie z dokumentem zakupu,
- ułatwić ewidencję majątku firmowego.
Cofanie do poprzednich etapów
Po włączeniu tej opcji użytkownik może cofnąć fakturę do jednego z wcześniejszych etapów obiegu.
Funkcja jest przydatna, gdy:
- faktura została nieprawidłowo opisana,
- brakuje wymaganych informacji,
- dokument wymaga ponownego sprawdzenia,
- konieczna jest korekta wcześniejszej decyzji.
Edycja podstawowych danych faktury spoza KSeF
Po włączeniu tej opcji użytkownik może edytować podstawowe dane faktury, ale tylko wtedy, gdy faktura została dodana spoza KSeF.
Do podstawowych danych faktury należą m.in.:
- kwota netto,
- kwota brutto,
- numer faktury,
- data wystawienia.
Faktur pobranych z KSeF nie poprawia się w ten sposób, ponieważ ich dane pochodzą bezpośrednio z systemu KSeF.
Opcja jest przeznaczona dla faktur wprowadzonych ręcznie lub pochodzących spoza KSeF, ponieważ takie dane mogą wymagać poprawienia.
Usunięcie faktury
Można również udostępnić użytkownikowi opcję usunięcia faktury.
Usunięcie jest możliwe wyłącznie dla faktur spoza KSeF.
Faktur pobranych z KSeF nie można usuwać.
Zmiana osoby akceptującej
Dla etapu „Zbiera akceptacje” można skonfigurować możliwość zmiany osoby akceptującej.
Standardowo osoby, które powinny zaakceptować fakturę, wynikają z reguł akceptacji zdefiniowanych dla etapu.
Można jednak włączyć możliwość, aby użytkownik wskazał inną osobę akceptującą:
- niezależnie od reguł,
- dla konkretnej faktury,
- wybraną z określonej grupy użytkowników.
Funkcja jest przydatna, gdy:
- fakturę powinna zaakceptować inna osoba, niż wynika z reguły,
- dokument dotyczy nietypowej sytuacji,
- użytkownik wie, kto faktycznie powinien zatwierdzić koszt,
- konieczne jest przekazanie akceptacji do osoby merytorycznej.
Ręczna zmiana etapu przez użytkownika
Dla danego etapu można wskazać, na jakie inne etapy użytkownik może ręcznie przekazać fakturę podczas edycji.
Działanie funkcji
Kolejny etap faktury może wynikać:
- z reguł workflow,
- z automatycznej konfiguracji procesu,
- z ręcznej decyzji użytkownika.
Po włączeniu tej możliwości użytkownik może dla konkretnej faktury samodzielnie wskazać, na jaki etap ma zostać przekazana.
Zastosowanie ręcznej zmiany etapu
Funkcja pozwala obsługiwać sytuacje nietypowe, których nie da się przewidzieć w regułach.
Przykłady:
- faktura wymaga dodatkowego sprawdzenia,
- faktura powinna trafić do innej osoby,
- faktura powinna zostać skierowana do zarządu,
- faktura nie powinna iść dalej standardową ścieżką,
- dokument powinien zostać przekazany do odrzucenia.
Przykład: ręczne przekazanie do odrzucenia
Można udostępnić użytkownikowi opcję ręcznej zmiany etapu na „Do odrzucenia”.
W takim przypadku użytkownik może zdecydować, że:
- faktura nie kwalifikuje się do dalszej akceptacji,
- dokument zawiera błędy,
- koszt jest niezasadny,
- faktura powinna zostać wyjaśniona lub odrzucona.
Pola wymagane do zakończenia etapu
Można wskazać, jakie informacje na fakturze muszą zostać przez użytkownika na bieżącym lub na wcześniejszych etapach uzupełnione, aby system mógł przejść do kolejnych etapów.
Ten wymóg będzie niezależny od wymogu akceptacji.
Pierwszy użytkownik, który będzie udzielać akceptacji dla faktury na tym etapie, nie będzie mógł skutecznie udzielić akceptacji, jeśli nie uzupełni wymaganych pól.
Reguły akceptacji
Reguły akceptacji określają, kto na danym etapie może lub musi zaakceptować fakturę, aby dokument przeszedł dalej.
Dla etapu „Zbiera akceptacje” można skonfigurować kilka mechanizmów akceptacji:
- akceptacja obowiązkowa przez konkretne osoby,
- akceptacja przez jedną lub kilka osób z listy osób, które mogą zaakceptować,
- akceptacja przez wymaganą liczbę osób z wybranych 2 grup użytkowników,
- akceptacja wynikająca z ról.
Akceptacja przez konkretne osoby
Można wskazać konkretne osoby, które muszą zaakceptować fakturę.
W takim przypadku:
- wskazuje się użytkowników po nazwisku,
- może to być jedna osoba lub wiele osób,
- wszystkie wskazane osoby muszą zaakceptować fakturę,
- nie ma zastępstwa.
Faktura przejdzie dalej dopiero wtedy, gdy każda z wymaganych osób wyrazi akceptację.
Akceptacja przez wybrane osoby z listy
Można wskazać listę osób, które mogą zaakceptować fakturę, oraz określić, ile akceptacji jest wymaganych.
Przykład:
- wskazano 5 osób,
- wymagane są 2 akceptacje,
- dowolne 2 osoby z tej listy mogą zaakceptować fakturę.
Ten model umożliwia zastępstwa.
Można go zastosować np. dla zarządu:
- wskazujemy wszystkich członków zarządu,
- określamy, że wystarczy akceptacja jednej lub dwóch osób.
Akceptacja przez grupy użytkowników
W większych firmach wygodniejsze może być definiowanie akceptacji przez grupy użytkowników zamiast przez nazwiska.
W programie można tworzyć grupy, np.:
- dział handlowy,
- dział techniczny,
- dział finansowy,
- kierownicy,
- oddział Poznań,
- oddział Warszawa.
Każdy użytkownik może należeć do wielu grup.
Konfiguracja akceptacji grupowej
Można wskazać:
- z jakiej grupy użytkowników wymagana jest akceptacja,
- ile osób z tej grupy musi zaakceptować fakturę.
Dostępne są dwa pola grupowe, dzięki czemu można wskazać dwie różne grupy użytkowników.
Przykład:
- z grupy „Dział techniczny” musi zaakceptować 1 osoba,
- z grupy „Dział finansowy” muszą zaakceptować 2 osoby.
Wszystko odbywa się w ramach jednego etapu obiegu.
Akceptacja według ról
Można również określić akceptantów nie przez nazwiska ani grupy, lecz przez role wynikające z danych faktury.
Dostępne role
1. Osoba wskazana w koszcie cyklicznym
Jeżeli faktura jest powiązana z kosztem cyklicznym, system może wymagać akceptacji osoby odpowiedzialnej za ten koszt cykliczny.
Przykład:
- faktura dotyczy abonamentu,
- abonament jest zapisany jako koszt cykliczny,
- koszt cykliczny ma przypisanego opiekuna,
- system wymaga akceptacji tego opiekuna.
2. Osoba zgłaszająca koszt
Jeżeli w Ksefopisie wskazano osobę zgłaszającą koszt, można wymagać jej akceptacji.
Osoba zgłaszająca koszt może:
- zaakceptować dokument,
- opisać koszt,
- potwierdzić zasadność wydatku,
- uzupełnić wymagane informacje.
3. Kierownicy projektów powiązanych z fakturą
Jeżeli faktura została przypisana do jednego lub kilku projektów, można wymagać akceptacji kierowników tych projektów.
Dotyczy to sytuacji, gdy:
- faktura została rozbita na projekty,
- całość lub część kosztu przypisano do konkretnego projektu,
- za projekt odpowiada określona osoba.
4. Osoby wskazane w powiązanych MPK
Jeżeli faktura została przypisana do jednego lub kilku MPK, można wymagać akceptacji osób odpowiedzialnych za te MPK.
Działa to analogicznie jak przy projektach.
Powiadomienia dla osób akceptujących
Dla etapu można określić, jakie komunikaty mają otrzymać osoby, które powinny zaakceptować fakturę.
Powiadomienie e-mail
Jeżeli faktura:
- trafia na dany etap,
- spełnia wszystkie warunki etapu,
- ma wskazane osoby akceptujące,
system może wysłać do tych osób e-mail z informacją, że wymagana jest ich akceptacja.
Szablon e-maila
Można wskazać szablon wiadomości e-mail.
Szablon może zawierać:
- skróconą informację o fakturze,
- bardziej rozbudowaną informację o fakturze.
Wariant skrócony może być stosowany, gdy firma nie chce przesyłać w e-mailu zbyt wielu danych o dokumencie.
Wariant rozbudowany może zawierać więcej szczegółów faktury.
Powiadomienie push
Można włączyć wysyłanie powiadomień push na telefon.
Powiadomienie push zostanie wysłane tylko wtedy, gdy:
- użytkownik ma aplikację Ksefopisu na komórce,
- użytkownik jest osobą, która powinna zaakceptować fakturę,
- faktura trafiła na etap wymagający jego akceptacji.
Wyjątki od powiadomień e-mail
Można wskazać konkretne osoby, które nie powinny otrzymywać powiadomień e-mail, mimo że są akceptantami.
Przykład:
- prezes jest wskazany jako osoba mogąca zaakceptować fakturę zastępczo,
- nie powinien otrzymywać maila o każdej fakturze,
- system może wyłączyć go z bieżących powiadomień.
Dzięki temu osoby pełniące rolę zastępczą nie są niepotrzebnie obciążane powiadomieniami e-mailowymi.
Przypomnienia e-mail
Można określić częstotliwość przypomnień e-mailowych o fakturze oczekującej na akceptację.
Dostępne przykładowe częstotliwości:
- codziennie,
- co 2 dni,
- co 3 dni,
- co 7 dni.
Przypomnienia pomagają pilnować, aby faktury nie zalegały zbyt długo na etapie akceptacji.
Osoby uprawnione do faktur na danym etapie
Niezależnie od akceptantów można określić dodatkowe osoby, które mają mieć dostęp do faktur znajdujących się na danym etapie.
Dostęp może być nadany:
- tylko do podglądu,
- do podglądu i do pełnej edycji.
Dostęp w trybie podglądu
Można wskazać osoby lub grupy, które mają widzieć faktury znajdujące się na tym etapie, nawet jeśli nie są akceptantami.
Dostęp przez grupy użytkowników
Można wskazać konkretne grupy użytkowników, które mają mieć prawo podglądu.
Przykłady:
- księgowość,
- zarząd,
- dział finansowy,
- dział administracji.
Dostęp według ról
Można również wskazać osoby wynikające z ról.
Role są analogiczne jak przy akceptacjach:
- osoba wskazana w koszcie cyklicznym,
- osoba zgłaszająca koszt,
- kierownicy projektów,
- osoby odpowiedzialne za MPK.
Takie osoby mogą mieć prawo podglądu faktury nawet wtedy, gdy nie muszą jej akceptować.
Powiadomienia dla osób z prawem podglądu
Można skonfigurować powiadomienia dla osób uprawnionych do podglądu.
Dostępne kanały:
- e-mail,
- push na komórkę.
Treść takiego powiadomienia informuje, że:
- faktura pojawiła się na danym etapie,
- użytkownik ma do niej dostęp.
Powiadomienie nie informuje, że użytkownik ma obowiązek akceptacji.
Dostęp w trybie edycji
Można określić, kto ma mieć pełne prawa edycji faktur na danym etapie.
Pełne prawa edycji można nadać:
- grupom użytkowników,
- konkretnym osobom.
Osoby z prawem edycji mogą edytować fakturę zgodnie z uprawnieniami przewidzianymi dla danego etapu.
Powiadomienia dla osób z prawem edycji
Dla osób posiadających pełne prawa edycji można skonfigurować powiadomienia:
- e-mailowe,
- push na komórkę.
Powiadomienie informuje, że faktura znajduje się na etapie, na którym dana osoba ma dostęp edycyjny.
Listy uprawnień tworzone przez system
Na podstawie zdefiniowanych reguł dostępu i reguł akceptacji system buduje dla każdej faktury dwie kompletne listy:
- listę osób uprawnionych do podglądu,
- listę osób uprawnionych do edycji.
Listy są tworzone automatycznie na podstawie:
- akceptantów,
- grup użytkowników,
- ról,
- osób z prawem podglądu,
- osób z prawem edycji.
Ważna zasada: edycja nie oznacza akceptacji
Osoby, które mają prawo edycji faktury, nie uzyskują automatycznie prawa do jej akceptacji.
Oznacza to, że:
- użytkownik może mieć prawo poprawić dane,
- może mieć prawo zmienić opis,
- może mieć prawo uzupełnić informacje,
- ale nie może zaakceptować faktury, jeśli nie wynika to z reguł akceptacji.
Prawo do akceptacji wynika wyłącznie z konfiguracji akceptantów dla etapu.
