Koszyk zleceń służy do usprawnienia przygotowywania przelewów dla faktur kosztowych.
Pozwala zebrać faktury do zapłaty i przygotować dane do importu w systemie bankowym.
Jest jeden koszyk zleceń dla całej firmy (dla wszystkich uprawnionych użytkowników).
Spis treści
- Nasze Rachunki bankowe
- Dodanie faktury do koszyka zleceń
- Hurtowe dodawanie do koszyka zleceń
- Grupowanie przelewów na ten sam numer konta
- ID programu Ksefopis w przelewie
- Zwrot kosztów pracownikowi
- Przeglądanie koszyka zleceń
- Eksport pozycji do banku
- Oznaczenie pozycji jako wprowadzonych do banku
Nasze Rachunki bankowe
Należy najpierw zdefiniować nasze rachunki bankowe w zakładce „Konfiguracja / Rachunki bankowe”. Musi być dodane konto o typie: „Nasz do płatności wychodzących” ze wskazaniem waluty, w której chcemy dodawać przelewy do koszyka.
Dodanie faktury do koszyka zleceń
Przy każdej niezapłaconej fakturze, w sekcji „Rozliczenia”, dostępny jest przycisk:
„Do koszyka zleceń”
Aby dodać fakturę do koszyka:
- Otwórz kartę niezapłaconej faktury.
- Przejdź do sekcji „Rozliczenia”.
- Kliknij przycisk „Do koszyka zleceń”.
Program doda do koszyka m.in.:
- tytuł wpłaty: nr faktury, KSeF ID, id programu ksefopis,
- kwotę pozostającą do zapłaty,
- numer rachunku bankowego wskazany na fakturze. Jeżeli na fakturze z KSeF nie ma podanego numeru konta, program szuka tego numeru konta w polu „Rachunek bankowy” w karcie kontrahenta, który wystawił nam fakturę.
Hurtowe dodawanie do koszyka zleceń
Niezapłacone faktury można również hurtem dodawać do koszyka zleceń.
Na stronie „Pulpit” w sekcji „Faktury do zapłacenia” można zaznaczyć kilka faktur i wybrać opcję „Dodaj do koszyka zleceń”.
Grupowanie przelewów na ten sam numer konta
Jeżeli dodajemy do koszyka zleceń przelew na ten sam numer konta, na który jest już oczekujący przelew w koszyku (ale dla innej faktury), kwoty z obu faktur zostaną zsumowane a w koszyku przelewów powstanie jedna pozycja za obie faktur. Podobnie gdy zechcemy dodać płatność za trzecią i kolejną fakturę na ten sam numer konta.
ID programu Ksefopis w przelewie
Do każdego tytuły płatności w koszyku jest dodawany unikalny identyfikator przelewu programu Ksefopis (zaczyna się od „bs4trid” a kończy na „9”). Dzięki temu po imporcie wyciągu bankowego Ksefopis potrafi powiązać za jakie faktury była to płatność.
Zwrot kosztów pracownikowi
Jeżeli do koszyka zleceń dodajemy przelew za fakturę, która:
- w polu „Forma płatności wg nas” ma „Opłacona przez pracownika – do zwrotu”
- w polu „Osoba zgłaszająca konto” jest wskazany pracownik
to program w pierwszej kolejności próbuje dodać przelew zwracający pieniądze na konto pracownika. Ksefopis szuka konta bankowego zdefiniowanego w zakładce Konfiguracja / Rachunki bankowe – o rodzaju „Rachunek prywatny pracownika…” powiązany z tym pracownikiem. Jeśli znajdzie, zleca przelew na to konto ze słowem „Zwrot” w tytule operacji.
Przeglądanie koszyka zleceń
Aby zobaczyć wszystkie pozycje dodane do koszyka:
- Wejdź do sekcji „Płatności”.
- Przejdź do „Koszyka zleceń”.
Na liście widoczne będą wszystkie faktury dodane do koszyka.
Jeżeli aktualnie w koszyku zleceń są jakieś przelewy, widoczna jest również u góry ikona z liczbą.
Eksport pozycji do banku
Jeżeli chcesz przygotować plik do systemu bankowego:
- Wejdź do koszyka zleceń.
- Zaznacz pozycje, które chcesz wyeksportować.
- Wybierz eksport:
- do Excela,
- do CSV.
- Zaimportuj wyeksportowany plik w swoim systemie bankowym. Może to wymagać dostosowania pliku lub zbudowania odpowiedniego importu po stronie systemu bankowego
Eksport w formacie Multicash PLI
Ksefopis może również eksportować w formacie Multicash PLI. MultiCash PLI to format dla przelewów krajowych oparty na standardzie ELIXIR-O. W praktyce jest dużo prostszy niż MT101: każdy przelew to jeden wiersz, pola są rozdzielone przecinkami, część pól tekstowych jest w cudzysłowach, a podpola w polach wieloliniowych rozdziela się znakiem |. Plik nie ma nagłówka ani stopki.
Tak wyeksportowane przelewy można zaimportować np. w ING Bank Online. W ING jak w innych bankach opcja takich importów może pojawiać się dopiero w droższych opcjach rachunków bankowych dla firm.
Eksport przelewów split payment w przygotowaniu.
Oznaczenie pozycji jako wprowadzonych do banku
Po wyeksportowaniu pozycji i wprowadzeniu ich do systemu bankowego należy oznaczyć je w Ksefopisie.
Aby to zrobić:
- Wróć do koszyka zleceń.
- Zaznacz pozycje, które zostały wprowadzone do banku.
- Kliknij „Oznacz jako wprowadzone do banku”.
Po wykonaniu tej operacji:
- koszyk zleceń zostanie wyczyszczony z oznaczonych pozycji,
- pozycje nie będą już widoczne jako oczekujące w koszyku.
Ważna zasada: koszyk zleceń nie oznacza faktury jako zapłaconej
Samo dodanie faktury do koszyka zleceń nie oznacza, że faktura została zapłacona.
Również eksport pozycji z koszyka do banku nie oznacza jeszcze zapłaty.
Faktura zostanie uznana za zapłaconą dopiero wtedy, gdy:
- przelew faktycznie zostanie wykonany w banku,
- użytkownik zaimportuje wyciąg bankowy z wykonanymi przelewami,
- pozycja wyciągu zostanie powiązana z fakturą,
- rozliczenie zostanie potwierdzone w Ksefopisie.
Koszyk zleceń służy więc do przygotowania płatności, a nie do ich ostatecznego rozliczenia.
