Stałe faktury zakupowe, abonamenty, licencje, leasingi i usługi cykliczne pod kontrolą. Już nie musisz ręcznie pilnować każdej faktury.
Program Ksefopis pomaga uporządkować obsługę powtarzalnych kosztów. Przykładowo, pozwala automatycznie rozpoznawać faktury od stałych dostawców i przypisywać je do właściwych osób. Dodatkowo ułatwia szybsze wychwytywanie dokumentów wymagających dodatkowej weryfikacji.
Telefon, energia, leasing, licencje, hosting, ubezpieczenia, abonamenty, usługi serwisowe czy obsługa administracyjna — w większości firm takie faktury pojawiają się regularnie. Każda z nich wymaga sprawdzenia i opisania. Konieczne może być też przypisanie faktury do właściwej osoby, projektu lub kategorii. Na koniec dokument zostaje przekazany do akceptacji.
Ksefopis zamienia powtarzalną obsługę takich dokumentów w uporządkowany proces. Dzięki funkcji kosztów cyklicznych możesz szybciej rozpoznawać faktury od stałych dostawców. Dzięki temu można automatycznie uzupełniać ich dane. Ponadto łatwiej w ten sposób kontrolować zgodność z umową i pilnować momentu, w którym trzeba zweryfikować warunki współpracy.
Dla każdego kosztu cyklicznego możesz określić domyślne dane, które Ksefopis przenosi na kolejne faktury. Pracownicy nie muszą za każdym razem wpisywać tych samych informacji.
Ksefopis może powiązać nową fakturę z odpowiednim kosztem cyklicznym na podstawie dostawcy, daty, fragmentu numeru faktury lub tekstu występującego na dokumencie.
System pomaga sprawdzić, czy faktura mieści się w ustalonych warunkach. Mogą to być na przykład zaakceptowany zakres kwoty netto i właściwa waluta.
Do kosztu cyklicznego można przypisać osobę odpowiedzialną. Dzięki temu kolejne faktury mogą trafiać do właściwego akceptanta lub opiekuna umowy.
Ksefopis pomaga wykrywać koszty, dla których kolejna faktura powinna już się pojawić, ale nie została odnaleziona w systemie.
Na karcie kosztu widzisz historię powiązanych faktur oraz wykres wartości w czasie. To ułatwia analizę zmian, podwyżek i odchyleń.
Koszty cykliczne często wydają się przewidywalne, dlatego łatwo przestają być regularnie analizowane. W praktyce to właśnie w nich mogą ukrywać się podwyżki cen lub usługi, z których firma już nie korzysta. Mogą to być np. zapomniane subskrypcje, niepotrzebne licencje lub automatyczne odnowienia.
Ksefopis pomaga sprawdzić, co jest aktywne i kto odpowiada za dany koszt. Ponadto umożliwia kontrolowanie, kiedy powinna pojawić się kolejna faktura i czy dokument jest zgodny z ustalonymi warunkami.
Proces został zaprojektowany tak, aby ograniczyć ręczne czynności przy powtarzalnych fakturach. Jednocześnie pozwala zwiększyć kontrolę nad stałymi wydatkami.
1
Możesz dodać go z poziomu listy kosztów albo bezpośrednio z karty faktury.
2
Określasz częstotliwość, warunki rozpoznawania i przewidywane terminy faktur.
3
Wskazujesz warunki, które pomagają sprawdzić, czy faktura pasuje do umowy lub zamówienia.
4
Ksefopis pokazuje historię, odchylenia, koszty opóźnione i dokumenty wymagające weryfikacji.
Gdy pojawia się kolejna faktura z KSeF albo spoza KSeF, Ksefopis może powiązać go z odpowiednim kosztem cyklicznym. Dodatkowo uzupełni domyślne pola i przekaże fakturę do właściwego procesu akceptacji.
Historia kosztu, wykres wartości faktur i daty weryfikacji pomagają ocenić, czy dany abonament nadal jest potrzebny firmie.
Dzięki temu łatwiej przygotować się np. do renegocjacji warunków. Ksefopis pomoże również podjąć decyzje dotyczące odnowienia umowy lub zmiany dostawcy. Może też pomóc zadecydować o zakończeniu niepotrzebnego kosztu.
W karcie kosztu cyklicznego można przechowywać informacje pomocnicze dotyczące umowy lub zamówienia. Mogą to być np. numer umowy, data podpisania, specyfikacja lub pliki z dokumentami. Można także wskazać datę, kiedy koszt należy zakończyć albo ponownie sprawdzić.
Wykorzystaj Ksefopis do automatyzacji obsługi stałych faktur. Usprawnij kontrolę abonamentów i nadzór nad powtarzalnymi wydatkami.
Zobacz, jak łatwo możesz uporządkować koszty cykliczne w swojej firmie i skrócić czas obsługi faktur zakupowych.
Rozpocznij korzystanie z Ksefopis
Przeczytaj instrukcję zarządzania kosztami cyklicznymi w Ksefopis
Napisz do nas
