Stałe faktury zakupowe, abonamenty, licencje, leasingi i usługi cykliczne pod kontrolą — bez ręcznego pilnowania każdej faktury.
Ksefopis pomaga uporządkować obsługę powtarzalnych kosztów, automatycznie rozpoznawać faktury od stałych dostawców, przypisywać je do właściwych osób i szybciej wychwytywać dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji.
Telefon, energia, leasing, licencje, hosting, ubezpieczenia, abonamenty, usługi serwisowe czy obsługa administracyjna — w większości firm takie faktury pojawiają się regularnie. Każda z nich wymaga sprawdzenia, opisania, przypisania do właściwej osoby, projektu lub kategorii oraz przekazania do akceptacji.
Ksefopis zamienia powtarzalną obsługę takich dokumentów w uporządkowany proces. Dzięki funkcji kosztów cyklicznych możesz szybciej rozpoznawać faktury od stałych dostawców, automatycznie uzupełniać ich dane, kontrolować zgodność z umową i pilnować momentu, w którym trzeba zweryfikować warunki współpracy.
Dla każdego kosztu cyklicznego możesz określić domyślne dane, które Ksefopis przenosi na kolejne faktury. Pracownicy nie muszą za każdym razem wpisywać tych samych informacji.
Ksefopis może powiązać nową fakturę z odpowiednim kosztem cyklicznym na podstawie dostawcy, daty, fragmentu numeru faktury lub tekstu występującego na dokumencie.
System pomaga sprawdzić, czy faktura mieści się w ustalonych warunkach, na przykład w zaakceptowanym zakresie kwoty netto i właściwej walucie.
Do kosztu cyklicznego można przypisać osobę odpowiedzialną. Dzięki temu kolejne faktury mogą trafiać do właściwego akceptanta lub opiekuna umowy.
Ksefopis pomaga wykrywać koszty, dla których kolejna faktura powinna już się pojawić, ale nie została odnaleziona w systemie.
Na karcie kosztu widzisz historię powiązanych faktur oraz wykres wartości w czasie. To ułatwia analizę zmian, podwyżek i odchyleń.
Koszty cykliczne często wydają się przewidywalne, dlatego łatwo przestają być regularnie analizowane. W praktyce to właśnie w nich mogą ukrywać się zapomniane subskrypcje, niepotrzebne licencje, automatyczne odnowienia, podwyżki cen lub usługi, z których firma już nie korzysta.
Ksefopis pomaga sprawdzić, co jest aktywne, kto odpowiada za dany koszt, kiedy powinna pojawić się kolejna faktura i czy dokument jest zgodny z ustalonymi warunkami.
Proces został zaprojektowany tak, aby ograniczyć ręczne czynności przy powtarzalnych fakturach i jednocześnie zwiększyć kontrolę nad stałymi wydatkami.
1
Możesz dodać go z poziomu listy kosztów albo bezpośrednio z karty faktury.
2
Określasz częstotliwość, warunki rozpoznawania i przewidywane terminy faktur.
3
Wskazujesz warunki, które pomagają sprawdzić, czy faktura pasuje do umowy lub zamówienia.
4
Ksefopis pokazuje historię, odchylenia, koszty opóźnione i dokumenty wymagające weryfikacji.
Gdy pojawia się kolejna faktura z KSeF albo dokument dodany spoza KSeF, Ksefopis może powiązać go z odpowiednim kosztem cyklicznym, uzupełnić domyślne pola i przekazać fakturę do właściwego procesu akceptacji.
Historia kosztu, wykres wartości faktur i daty weryfikacji pomagają ocenić, czy dany abonament, licencja lub usługa nadal jest potrzebna firmie.
Dzięki temu łatwiej przygotować się do renegocjacji warunków, odnowienia umowy, zmiany dostawcy albo zakończenia niepotrzebnego kosztu.
W karcie kosztu cyklicznego można przechowywać informacje pomocnicze dotyczące umowy lub zamówienia: numer umowy, datę podpisania, specyfikację, pliki z dokumentami oraz datę, kiedy koszt należy zakończyć albo ponownie sprawdzić.
Wykorzystaj Ksefopis do automatyzacji obsługi stałych faktur, kontroli abonamentów i lepszego nadzoru nad powtarzalnymi wydatkami.
Zobacz, jak łatwo możesz uporządkować koszty cykliczne w swojej firmie i skrócić czas obsługi faktur zakupowych.
