Wprowadzenie
Wiele faktur zakupowych ma charakter powtarzalny lub abonamentowy.
Oznacza to, że firma wielokrotnie kupuje od tego samego dostawcy podobne usługi lub produkty w regularnych odstępach czasu.
Przykłady kosztów cyklicznych:
- telefon komórkowy,
- energia elektryczna,
- oprogramowanie,
- ubezpieczenie,
- abonament,
- leasing,
- usługi stałe.
Takie faktury mają zwykle wspólne cechy, dlatego Ksefopis pozwala usprawnić ich obieg, akceptację i kontrolę.
Spis treści
Zestawienia kosztów cyklicznych
Zestawienie kosztów cyklicznych znajduje się w lewym menu pod pozycją:
„Koszty cykliczne”
Po wejściu w tę sekcję dostępne są cztery raporty.
Raport „Wszystkie koszty cykliczne”
Raport „Wszystkie koszty cykliczne” pokazuje wszystkie koszty cykliczne zapisane w bazie.
W tym zestawieniu można:
- przeglądać koszty cykliczne,
- filtrować listę,
- wyszukiwać konkretny koszt,
- przechodzić do karty kosztu cyklicznego.
Raport „Opóźnione koszty cykliczne”
Raport „Opóźnione koszty cykliczne” pokazuje koszty cykliczne, dla których spodziewano się już kolejnej faktury, ale faktura jeszcze nie dotarła.
Raport pomaga wykrywać sytuacje, w których:
- dostawca nie wystawił faktury w oczekiwanym terminie,
- faktura nie została pobrana,
- faktura nie została jeszcze dodana do systemu,
- trzeba sprawdzić, dlaczego brakuje kolejnego dokumentu.
Raport „Koszty cykliczne do weryfikacji”
Raport „Koszty cykliczne do weryfikacji” pokazuje koszty, dla których zbliża się lub minęła data ponownego sprawdzenia.
Raport służy do planowania kontroli kosztów cyklicznych.
Można go wykorzystać, gdy należy:
- przedłużyć koszt cykliczny,
- anulować koszt cykliczny,
- sprawdzić warunki umowy,
- zweryfikować potrzebę dalszego korzystania z usługi,
- przygotować się do odnowienia licencji,
- przygotować się do waloryzacji ceny,
- przejrzeć koszt w celach kontrolnych.
Raport „Moje koszty cykliczne”
Raport „Moje koszty cykliczne” pokazuje koszty cykliczne, dla których bieżący użytkownik jest wskazany jako osoba odpowiedzialna.
W zależności od uprawnień użytkownik może widzieć:
- wszystkie cztery raporty,
- tylko raport „Moje koszty cykliczne”.
Dostęp zależy od tego, czy użytkownik należy do grupy osób odpowiedzialnych za zarządzanie kosztami cyklicznymi.
