Wprowadzenie

Poza etapem „Zbiera akceptacje” w Ksefopisie można konfigurować również inne rodzaje etapów obiegu faktur:

Do zapłacenia,
Zakończony,
Do odrzucenia,
Odrzucony,
Skok.

Każdy z tych etapów ma własną specyfikę działania, ale część ustawień jest wspólna dla kilku rodzajów etapów.

Etap „Do zapłacenia”

Przeznaczenie etapu

Etap „Do zapłacenia” służy do obsługi faktur, które oczekują na rozliczenie płatności.

Faktura pozostaje na tym etapie tak długo, aż saldo rozliczeń dla tej faktury będzie wynosić zero.

Dostępne możliwości konfiguracji

Dla etapu o rodzaju „Do zapłacenia” można skonfigurować:

warunki obowiązywania etapu,
pola i opcje edytowalne na karcie faktury,
możliwe ręczne przejścia na inne etapy,
osoby uprawnione do podglądu faktury,
osoby uprawnione do edycji faktury.

Warunki obowiązywania

Podobnie jak przy etapie „Zbiera akceptacje”, można określić warunki, które faktura musi spełnić, aby trafiła na etap „Do zapłacenia”.

Warunki mogą dotyczyć m.in.:

podmiotu lub działu,
rodzaju dokumentu,
rodzaju faktury,
kwoty netto,
formy płatności,
opisu kosztu,
kategorii kosztu,
osoby zgłaszającej koszt,
powiązania z projektem,
powiązania z MPK,
powiązania z kosztem cyklicznym,
statusu kontrahenta,
kontrahenta poufnego.

Elementy edytowalne

Dla faktury znajdującej się na etapie „Do zapłacenia” można określić, które pola i funkcje będą dostępne do edycji.

Można udostępnić m.in.:

opis kosztu,
kategorię kosztu,
formę płatności,
informację, czy faktura jest w koszty, czy na magazyn,
rozbicie na projekty,
rozbicie na MPK,
utworzenie kosztu cyklicznego,
dodanie wyposażenia,
cofanie do wcześniejszych etapów,
edycję danych faktury spoza KSeF,
usunięcie faktury spoza KSeF.

Ręczne przejścia na inne etapy

Dla etapu „Do zapłacenia” można wskazać, na jakie inne etapy użytkownik może ręcznie przekazać fakturę.

Pozwala to obsłużyć sytuacje, w których:

faktura nie powinna zostać zapłacona,
dokument wymaga dodatkowej akceptacji,
faktura powinna zostać cofnięta,
faktura powinna zostać przekazana do odrzucenia,
użytkownik musi ręcznie zmienić ścieżkę obiegu.

Osoby uprawnione do podglądu i edycji

Dla faktur znajdujących się na etapie „Do zapłacenia” można określić:

kto ma prawo podglądu,
kto ma prawo edycji.

Uprawnienia można nadawać:

konkretnym osobom,
grupom użytkowników,
osobom wynikającym z ról.

Brak reguł akceptacji

Na etapie „Do zapłacenia” nie określa się wymaganych akceptacji.

Oznacza to, że:

faktura nie czeka na kliknięcie akceptacji,
nie definiuje się akceptantów,
nie określa się liczby wymaganych zgód,
faktura oczekuje wyłącznie na rozliczenie płatności.

Automatyczne opuszczenie etapu

Faktura automatycznie opuści etap „Do zapłacenia”, gdy saldo rozliczeń faktury będzie wynosiło zero.

Jeżeli faktura jest już zapłacona

Jeżeli faktura miałaby wejść na etap „Do zapłacenia”, ale jest już rozliczona, etap zostanie automatycznie pominięty.

Jeżeli faktura nie jest zapłacona

Jeżeli faktura nie jest rozliczona, pozostanie na tym etapie do czasu rozliczenia jej odpowiednim dokumentem.

Etap „Zakończony”

Przeznaczenie etapu

Etap „Zakończony” kończy obieg faktury.

Faktura, która trafi na ten etap, pozostaje na nim i nie przechodzi dalej automatycznie.

Dostępne możliwości konfiguracji

Dla etapu „Zakończony” można konfigurować takie same elementy jak dla etapu „Do zapłacenia”, z wyjątkiem mechanizmu automatycznego opuszczania etapu po rozliczeniu.

Można określić:

warunki wejścia w etap,
elementy edytowalne na karcie faktury,
osoby uprawnione do podglądu,
osoby uprawnione do edycji,
możliwość ręcznej zmiany etapu,
możliwość cofnięcia do wcześniejszych etapów z historii obiegu.

Zachowanie faktury na etapie

Faktura pozostaje na etapie „Zakończony” bezterminowo.

System samodzielnie nie przenosi faktury z tego etapu do kolejnych etapów.

Ręczna zmiana etapu

Faktura może opuścić etap „Zakończony” tylko wtedy, gdy uprawniony użytkownik wykona ręczną operację, np.:

zmieni etap na inny,
cofnie fakturę do jednego z etapów z historii obiegu.

Etap „Do odrzucenia”

Przeznaczenie etapu

Etap „Do odrzucenia” służy do obsługi faktur, które wymagają wyjaśnienia przed ostatecznym odrzuceniem.

Jest to etap pośredni. Faktura znajdująca się na tym etapie nie jest jeszcze definitywnie odrzucona.

Dostępne możliwości konfiguracji

Dla etapu „Do odrzucenia” dostępne są analogiczne możliwości konfiguracji jak dla etapu „Zakończony”.

Można określić:

warunki wejścia w etap,
co można edytować na tym etapie,
kto ma prawo podglądu faktury,
kto ma prawo edycji faktury,
na jakie etapy można ręcznie przekazać fakturę,
czy można cofnąć fakturę do wcześniejszego etapu.

Zachowanie faktury na etapie

Faktura pozostaje na etapie „Do odrzucenia”, dopóki uprawniony użytkownik ręcznie nie wskaże kolejnego etapu.

System samodzielnie nie przenosi faktury dalej.

Możliwe ręczne decyzje użytkownika

Uprawniony użytkownik może ręcznie zmienić etap faktury, np. na:

Odrzucony – jeśli faktura ma zostać ostatecznie odrzucona,
Zbiera akceptacje – jeśli faktura ma wrócić do procesu akceptacji,
inny etap przewidziany w konfiguracji.

Etap „Odrzucony”

Przeznaczenie etapu

Etap „Odrzucony” kończy obieg faktury ze skutkiem negatywnym.

Faktura znajdująca się na tym etapie jest traktowana jako odrzucona.

Zachowanie etapu

Etap „Odrzucony” działa podobnie jak etap „Zakończony”.

Faktura:

pozostaje na tym etapie,
nie przechodzi dalej automatycznie,
kończy swój obieg jako dokument odrzucony.

Dostępne możliwości konfiguracji

Dla etapu „Odrzucony” można określić:

warunki wejścia w etap,
co można jeszcze edytować na tym etapie,
kto ma prawo podglądu faktury,
kto ma prawo edycji faktury.

Podsumowanie różnic między etapami