Wprowadzenie
W programie Ksefopis można definiować dowolne etapy obiegu faktur.
Etapy służą do sterowania procesem akceptacji, płatności, odrzucania oraz automatycznego przekazywania dokumentów pomiędzy kolejnymi fazami workflow.
Każdy etap:
- może mieć własną nazwę,
- posiada określony rodzaj etapu,
- posiada warunki, które muszą być spełnione aby obowiązywał,
- określa, co można edytować na tym etapie,
- określa, kto jest uprawniony do faktur na tym etapie,
- określa, kto ma otrzymać powiadomienia o fakturze na tym etapie,
- jest przetwarzany według ustalonej kolejności.
Kolejność przetwarzania etapów
Każdy etap obiegu posiada własny numer kolejny określający, w jakiej kolejności etap będzie sprawdzany. Gdy warunki obowiązywania etapu są spełnione, przetwarzanie kolejnych etapów zatrzymuje się na bieżącym etapie.
Po wykonaniu etapu kolejne etapy są przetwarzane według numerów kolejnych – pod warunkiem, że dla etapu nie wskazano konkretnego, innego etapu jako następny.
Rodzaje etapów
Podczas dodawania etapu należy określić jego rodzaj. Można zdefiniować wiele etapów dla każdego rodzaju.
Dostępne rodzaje etapów
1. Zbiera akceptacje
Etap służący do akceptowania faktury przez użytkowników.
Na tym etapie:
- wskazani użytkownicy muszą zaakceptować dokument,
- faktura oczekuje na wymagane akceptacje,
- dopiero po zebraniu akceptacji faktura może przejść dalej.
2. Do zapłacenia
Etap przeznaczony dla faktur oczekujących na płatność.
Na tym etapie:
- faktura pozostaje do momentu rozliczenia płatności,
- po rozliczeniu możliwe jest dalsze przejście workflow.
3. Zakończony
Etap kończący obieg faktury.
Na tym etapie:
- workflow dokumentu zostaje zakończony,
- faktura nie przechodzi już do kolejnych etapów,
- dokument jest uznawany za obsłużony.
4. Do odrzucenia
Etap pośredni przed definitywnym odrzuceniem dokumentu.
Etap służy do:
- wyjaśnienia problemów z dokumentem,
- kontaktu z dostawcą,
- analizy błędów,
- cofnięcia lub poprawy dokumentu.
Na tym etapie faktura:
- nie jest jeszcze definitywnie odrzucona,
- może zostać przywrócona do wcześniejszego etapu,
- może zostać ostatecznie odrzucona.
5. Odrzucony
Etap kończący workflow negatywnie.
Umowne założenia są takie, że na tym etapie:
- faktura jest definitywnie odrzucona,
- dokument nie będzie księgowany,
- workflow zostaje zakończony.
6. Skok
Etap techniczny służący do automatycznego przechodzenia pomiędzy etapami.
Cechy etapu:
- workflow nigdy się na nim nie zatrzymuje,
- nie wymaga akceptacji,
- służy do automatycznego przekierowania dokumentu,
- działa wyłącznie po spełnieniu określonych warunków.
Etap „Skok” umożliwia:
- budowanie rozgałęzień workflow,
- automatyczne przekierowanie dokumentów,
- tworzenie alternatywnych ścieżek obiegu.
Warunki obowiązywania etapu
Dla każdego etapu należy określić warunki, jakie musi spełniać faktura, aby etap obowiązywał.
Zasada działania warunków
Jeżeli:
- nie wybrano warunków – etap zawsze zacznie obowiązywać (wyjątek – rodzaj “do zapłacenia”)
- wybrano jeden warunek — musi być spełniony,
- wybrano kilka warunków — wszystkie muszą być spełnione jednocześnie.
Warunki działają zgodnie z logiką AND. Oznacza to, że:
- każdy zaznaczony warunek musi być prawdziwy,
- brak spełnienia choćby jednego warunku powoduje, że etap nie obowiązuje.
Rodzaje warunków
1. Dział / podmiot
Warunek pozwala określić:
- dla jakiego podmiotu obowiązuje etap.
Stosowany jest w przypadku wielu spółek, wielu firm obsługiwanych w jednym systemie.
Po włączeniu warunku etap będzie obowiązywał wyłącznie dla faktur przypisanych do wskazanego podmiotu.
2. Rodzaj główny dokumentu
Możliwe wartości:
- koszt z KSeF,
- koszt spoza KSeF.
Etapy obiegu faktur nie dotyczą faktur sprzedażowych.
3. Rodzaj faktury
Można określić, dla jakich rodzajów faktur obowiązuje etap.
Dostępne rodzaje:
- faktura podstawowa,
- faktura korygująca,
- faktura zaliczkowa,
- faktura zaliczkowa końcowa,
- faktura uproszczona,
- korekta faktury zaliczkowej,
- korekta faktury zaliczkowej końcowej.
Można wybrać:
- jeden rodzaj,
- kilka rodzajów jednocześnie.
Etap obowiązuje wtedy, gdy faktura spełnia wskazany typ dokumentu.
4. W koszty / na magazyn
Warunek określa:
- czy dokument został opisany jako koszt,
- czy dokument został skierowany na magazyn.
Wynika sprawdzenia wynika z pola wybranego przez użytkownika w karcie faktury.
5. Widełki kwotowe
Można określić:
- kwotę netto od,
- kwotę netto do.
Cechy warunku:
- wartości podawane są w PLN,
- dotyczy całkowitej wartości netto faktury,
- VAT nie jest uwzględniany.
Etap obowiązuje wtedy, gdy:
- kwota netto faktury mieści się w określonym przedziale.
6. Forma płatności deklarowana przez pracownika
Warunek dotyczy form płatności określanych w programie Ksefopis.
Dostępne wartości:
- opłacona przez pracownika do zwrotu,
- opłacona przez pracownika nierozliczana,
- opłacona z kasy w firmie,
- opłacona kartą służbową pracownika,
- opłacona kartą firmową wspólną,
- zapłacone przelewem,
- do zapłaty przez firmę,
- kompensata między firmami,
- nie dotyczy,
- anulowana,
- inna.
Uwaga:
Są to wartości definiowane w programie Ksefopis, a nie dane pobierane z platformy KSeF.
7. Czy zapłacono?
Warunek pobierany z platformy KSeF.
Możliwe wartości:
- tak,
- nie, brak informacji.
Wartość zależy od:
- danych przekazanych przez wystawcę faktury do KSeF.
8. Opis kosztu
Warunek sprawdza:
- czy opis kosztu został wprowadzony,
- czy opis kosztu nie istnieje.
9. Kategoria kosztu
Warunek umożliwia sprawdzanie:
- czy przypisano kategorię kosztu,
- czy nie przypisano kategorii,
- czy przypisano konkretną kategorię.
10. Osoba zgłaszająca koszt
Warunek pozwala określić:
- czy osoba zgłaszająca koszt jest znana,
- czy osoba należy do konkretnej grupy użytkowników.
Możliwe warianty:
- osoba nieznana,
- osoba znana,
- osoba należy do wskazanej grupy.
Informacja ta:
- jest definiowana w programie Ksefopis,
- nie pochodzi z platformy KSeF.
Warunki wynikające z powiązań faktury
11. Powiązanie z kosztem cyklicznym
Możliwe warianty:
- brak powiązania z kosztem cyklicznym,
- powiązanie istnieje,
- powiązanie z kosztem cyklicznym ale niezgodne z umową/zamówieniem,
- powiązanie z kosztem cyklicznym – zgodne z umową.
Warunek umożliwia:
- obsługę abonamentów,
- kontrolę kosztów cyklicznych,
- automatyczne workflow dla usług stałych.
12. Powiązanie z projektem
Możliwe warianty:
- brak powiązania,
- powiązanie istnieje.
13. Powiązanie z MPK
Warunek dotyczy:
- miejsca powstawania kosztu (MPK).
Możliwe warianty:
- brak powiązania,
- powiązanie istnieje.
Warunki dotyczące dostawcy
14. Status kontrahenta
Możliwe statusy kontrahenta:
- nowy kontrahent,
- kolejny zakup,
- kontrahent zaufany.
Status „zaufany” dla kontrahenta nadawany jest na podstawie liczby i sumy zakupów od danego dostawcy. Te parametry są określane w kartotece dostawcy.
15. Kontrahent poufny
Warunek określa:
- czy dostawca został oznaczony jako poufny.
Możliwe warianty:
- kontrahent poufny,
- kontrahent zwykły.
Informacja pochodzi z:
- kartoteki dostawcy w systemie.
Ten warunek umożliwia tworzenie innej obsługi na przykład dla faktur B2B od współpracowników (samozatrudnienie)
Określanie kolejnego etapu
Dla każdego etapu można opcjonalnie wskazać:
- do jakiego etapu ma przejść faktura po wykonaniu bieżącego etapu.
Działanie pola „Przejdź do etapu”
Jeżeli pole pozostanie puste:
- program rozpocznie analizę kolejnych etapów zgodnie z numerem kolejnym etapów.
Jeżeli wskazano konkretny etap:
- system przejdzie bezpośrednio do wskazanego etapu.
Pozwala to:
- wymuszać konkretne ścieżki workflow,
- tworzyć rozgałęzienia procesu,
- budować alternatywne scenariusze obiegu.
Warunki wykonania przejścia
Co to znaczy “wykonanie bieżącego etapu”?
Przejście do kolejnego etapu nastąpi wyłącznie wtedy, gdy:
- warunki wejścia do etapu były spełnione i etap zaczął obowiązywać
- w przypadku etapu “Zbiera akceptacje” – zebrano akceptacje
- w przypadku etapu “Do zapłacenia” – faktura jest zapłacona
- w przypadku etapu “Skok” – od razu
