Wprowadzenie
Ksefopis pozwala obsługiwać w jednej aplikacji:
- faktury pobrane z KSeF,
- faktury spoza KSeF.
Dzięki temu możliwy jest wspólny obieg, akceptacja i rozliczanie płatności dla wszystkich faktur zakupowych, niezależnie od ich źródła.
Faktury z KSeF są pobierane automatycznie.
Faktury spoza KSeF należy dodać ręcznie lub przez dostępne mechanizmy automatycznego odczytu.
Sposoby dodawania faktur spoza KSeF
W Ksefopis przewidziane są trzy metody dodawania faktur spoza KSeF:
- wgranie plików PDF i automatyczne odczytanie danych przez AI,
- ręczne dodanie faktury przez formularz,
- automatyczne odczytanie faktur przesłanych na adres e-mail aplikacji.
Metoda 1 – wgranie plików PDF i odczyt przez AI
Przeznaczenie metody
Ta metoda pozwala skorzystać ze sztucznej inteligencji do automatycznego odczytania danych z plików PDF zawierających faktury spoza KSeF.
Można wgrać:
- jeden plik PDF z fakturą,
- wiele plików dotyczących wielu faktur jednocześnie,
- pliki faktur,
- pliki specyfikacji do faktur.
Wejście do funkcji wgrywania plików
Aby wgrać faktury spoza KSeF:
- Wejdź w zakładkę „Pulpit”.
- W prawym górnym rogu kliknij przycisk „Wgraj pliki z fakturami spoza KSeF lub specyfikacje”.
Po kliknięciu przycisku pojawi się okno:
„Wgraj pliki z fakturami”
Wgrywanie plików
W oknie znajduje się pole:
„Wgraj pliki faktur lub specyfikacji do faktur”
Aby dodać pliki:
- Upuść w tym polu plik PDF z fakturą spoza KSeF.
- Możesz również upuścić kilka plików dotyczących wielu faktur.
- Po wgraniu plików kliknij przycisk „Dodaj dokumenty z wgranych plików”.
Przetwarzanie przez sztuczną inteligencję
Po kliknięciu przycisku Ksefopis wysyła pliki do silnika sztucznej inteligencji.
AI próbuje automatycznie odczytać dane z faktur, takie jak:
- data wystawienia,
- kwota faktury,
- informacje o sprzedawcy,
- podstawowe parametry dokumentu.
Operacja może potrwać kilka minut.
Po zakończeniu przetwarzania użytkownik otrzyma powiadomienie.
Do czasu zakończenia przetwarzania można wykonywać inne czynności w Ksefopis.
Efekt przetworzenia plików
Po przetworzeniu plików faktury powinny pojawić się na liście nowych faktur na pulpicie, obok innych faktur pochodzących z KSeF.
Ksefopis:
- odczytuje dane z pliku PDF,
- sprawdza, czy sprzedawca istnieje już w bazie,
- jeżeli sprzedawcy nie ma w bazie – tworzy dane nowego sprzedawcy,
- tworzy dokument faktury w systemie na podstawie pliku PDF.
Dalsza obsługa faktury
Po utworzeniu dokumentu faktura spoza KSeF jest dalej obsługiwana zgodnie z etapami akceptacji i obiegu zdefiniowanymi w Ksefopis.
Obieg faktur spoza KSeF może różnić się od obiegu faktur z KSeF, jeżeli tak skonfigurowano etapy.
Podgląd zgłoszeń kosztów spoza KSeF
Aby przejrzeć faktury spoza KSeF wczytane z plików:
- Przejdź do lewego menu.
- Kliknij pozycję „Zgłoszenia kosztów”.
- Następnie wybierz „Zgłoszenia kosztów spoza KSeF”.
Na tej stronie widoczna jest lista:
- wgranych plików,
- danych odczytanych z plików,
- zgłoszeń kosztów spoza KSeF.
Metoda 2 – ręczne dodanie faktury spoza KSeF
Przeznaczenie metody
Ta metoda służy do ręcznego dodania faktury spoza KSeF bez korzystania z odczytu przez AI.
Użytkownik sam uzupełnia dane dokumentu w formularzu.
Wejście do formularza
Aby ręcznie dodać fakturę spoza KSeF:
- Wejdź w zakładkę „Pulpit”.
- W prawym górnym rogu kliknij przycisk „Dodaj fakturę spoza KSeF”.
Po kliknięciu pojawi się formularz do wypełnienia.
Dane sprzedawcy
W formularzu należy uzupełnić dane sprzedawcy, np.:
- nazwę sprzedawcy,
- adres sprzedawcy,
- NIP, jeżeli jest dostępny.
Podstawowe dane faktury
Należy wpisać podstawowe dane faktury, takie jak:
- numer faktury,
- data wystawienia,
- kwota netto,
- kwota brutto,
- waluta,
- opis faktury.
Plik załączony do formularza
W formularzu można opcjonalnie podpiąć plik.
W tym przypadku plik jest dodawany wyłącznie informacyjnie.
Nie jest przetwarzany przez AI.
Pozycje produktów i usług
W formularzu ręcznego dodawania faktury nie wprowadza się poszczególnych pozycji produktów i usług znajdujących się na fakturze.
Dodawany jest dokument z podstawowymi danymi faktury.
Szczegóły płatności
Można również uzupełnić szczegóły płatności, takie jak:
- konto bankowe sprzedawcy,
- termin płatności.
Pola obowiązkowe
Tylko część pól w formularzu jest obowiązkowa.
Pola obowiązkowe są oznaczone gwiazdką.
Zapisanie dokumentu
Po uzupełnieniu danych na dole formularza dostępne są dwa przyciski:
- „Dodaj i dodawaj następną”,
- „Dodaj i zamknij okno”.
Przycisk „Dodaj i dodawaj następną”
Po kliknięciu tego przycisku program:
- doda dokument do systemu,
- ponownie wyświetli formularz,
- umożliwi od razu dodanie kolejnej faktury.
Opcja jest przydatna przy seryjnym wprowadzaniu wielu dokumentów.
Przycisk „Dodaj i zamknij okno”
Po kliknięciu tego przycisku program:
- doda dokument do systemu,
- zamknie formularz,
- wróci do głównego okna Ksefopis.
Efekt dodania ręcznego
Na podstawie wpisanych danych Ksefopis tworzy fakturę spoza KSeF.
Dokument jest następnie wyświetlany wśród innych faktur, również tych pobranych z KSeF.
Metoda 3 – dodawanie faktur przez adres e-mail aplikacji
Przeznaczenie metody
Trzecia metoda pozwala automatycznie odczytywać faktury spoza KSeF z plików przesłanych na adres e-mail aplikacji Ksefopis.
Funkcja umożliwia automatyczne tworzenie dokumentów na podstawie załączników e-mail.
Kto może wysyłać faktury na adres e-mail
Faktury mogą być przesyłane na adres e-mail aplikacji przez:
- dostawców,
- pracowników,
- inne osoby zgłaszające koszty.
Dostawcy mogą wysyłać faktury bezpośrednio na adres przypisany do firmy w Ksefopis.
Pracownicy mogą przesyłać faktury lub zgłoszenia kosztów na ten sam adres.
Automatyczne odczytywanie załączników
Po otrzymaniu wiadomości e-mail Ksefopis może:
- pobrać załączniki,
- przekazać je do odczytu przez AI,
- odczytać dane faktury,
- dodać dokument do bazy faktur,
- udostępnić fakturę w obiegu zgodnie z konfiguracją workflow.
Unikalny adres e-mail klienta
Adres e-mail do przesyłania faktur jest unikalny dla każdego klienta Ksefopis.
Adres ten jest wyświetlany w prawej kolumnie strony „Pulpit”.
Użytkownik może przekazać ten adres:
- dostawcom,
- pracownikom,
- osobom odpowiedzialnym za zgłaszanie kosztów.
Podsumowanie
Faktury spoza KSeF można dodać do Ksefopis na trzy sposoby:
- przez wgranie plików PDF i automatyczny odczyt przez AI,
- przez ręczne wpisanie danych w formularzu,
- przez przesłanie faktur na indywidualny adres e-mail aplikacji.
Po dodaniu faktury spoza KSeF dokument jest obsługiwany tak jak inne faktury w systemie:
- trafia do odpowiedniego obiegu,
- może zostać opisany,
- może być zaakceptowany,
- może zostać rozliczony,
- może być widoczny w zestawieniach razem z fakturami z KSeF.
