Jak są ustawione uprawnienia użytkowników w Ksefopisie? Kto co może edytować i widzieć?

W programie na starcie są zdefiniowane 3 grupy użytkowników o nazwach:

• „Wszyscy”. Do tej grupy należy każdy użytkownik i nie można się z niej wypisać.
• „Zarząd”. Osoby zapisane do tej grupy mogą więcej. Osoba zakładająca Ksefopis dla firmy jest z automatu zapisana do tej grupy.
• „Administratorzy”. Ta grupa standardowo nie jest używana. Jest dostępna tylko dla wdrożeń dedykowanych bs4 core.

Możesz zaprosić pracowników z firmy do korzystania z Ksefopis. Wpisujesz ich adresy e-mail. Program założy im konta dostępowe i wyśle dane do logowania.

Każdy zaproszony użytkownik programu domyślnie należy do grupy „Wszyscy”. Jeśli ma należeć również do grupy „Zarząd”, musisz mu to włączyć w kartotece użytkownika.

Mają pełne uprawnienia – do wszystkich raportów i do edycji wszystkiego. W odróżnieniu od pozostałych użytkowników mogą m.in.:

• widzieć i edytować faktury przydzielone do akceptacji innym osobom,
• dodawać i usuwać użytkowników,
• usuwać kontrahentów, projekty, edytować słowniki
• konfigurować program

Osoba, która nie należy do grupy „Zarząd”, widzi i może edytować tylko wybrane dokumenty z KSeF.

Taka osoba będzie mieć dostęp do dokumentu, jeśli:

• została wybrana do akceptacji merytorycznej dokumentu (lub zaakceptowała merytorycznie),
• lub została wybrana do akceptacji finansowej dokumentu (lub zaakceptowała finansowo),
• lub spełnia inne warunki opisane dalej…

Osoba uprawniona do edycji dokumentu może wskazać w polu „Dodatkowe osoby uprawnione” – inne osoby z firmy, które mają również mieć dostęp do dokumentu. Wtedy wskazane w tym polu osoby również widzą dokument w raportach i mogą go edytować.

Osoba należąca do „Zarządu” może tworzyć kolejne grupy użytkowników i zapisywać do nich użytkowników Ksefopisu. Każdy użytkownik może należeć do wielu grup.

W ten sposób można stworzyć grupy np. „Handlowcy”, „Sekretariat”, „Oddział Poznań”, „Centrala” i użyć te grupy w konfigurowaniu uprawnień do dokumentów.

Jeżeli nie wiemy, kto konkretnie ma zaakceptować dokument z KSeF, możemy wskazać jedną z grup użytkowników jako akceptującą:

• możemy wskazać domyślną grupę akceptującą dla wszystkich faktur, np. „Sekretariat” lub „Zarząd”
• lub możemy wybrać taką grupę dla konkretnej faktury. Np. faktura czeka na akceptację kogoś z grupy „Sekretariat”, ale jedna z osób z tej grupy zmienia na grupę „Handlowcy”.

Wszystkie osoby z grupy wskazanej jako akceptująca fakturę mają również uprawnienia do podglądu i edycji danego dokumentu, tak długo jak nie zostanie dla dokumentu wskazana inna grupa akceptująca lub konkretny użytkownik akceptujący.

Jeżeli mamy w Ksefopisie opcję „Multiskrzynka”, to definujemy wiele podmiotów/spółek, dla których pobieramy dokumenty z KSeF.

W takim przypadku dla każdego z naszych podmiotów można wskazać dodatkową grupę użytkowników, którzy mają pełne uprawnienia do dokumentów tego podmiotu.

Zatem jeżeli w Ksefopisie zarządzamy dokumentami pochodzącymi z KSeF dla naszej spółki A i spółki B, to możemy na przykład:

• dla spółki A wskazać dodatkowo grupę użytkowników o nazwie: „Kierownictwo spółki A”
• dla spółki B wskazać dodatkowo grupę użytkowników o nazwie: „Kierownictwo spółki B”.

Do wszystkich dokumentów ze spółki A będą miały pełen dostęp dodatkowo osoby z grupy „Kierowictwo spółki A”, oczywiście poza grupą „Zarząd” i innymi osobami opisanymi wcześniej.

Ksefopis jest oparty na platformie no-code – bs4 core. To bardzo elastyczna platforma pozwalająca niemal dowolnie ustawiać uprawnienia, role.

Możemy zatem dostosować uprawnienia do specyficznych potrzeba Państwa firmy w ramach wdrożenia dedykowanego i wersji dedykowanej oprogramowania.