Przykład rozbudowanego workflow
Ksefopis pozwala tworzyć obiegi faktur, które uwzględniają różne źródła dokumentów, typy kosztów, osoby odpowiedzialne, akceptacje, płatności i odrzucanie faktur.
Poniższy przykład pokazuje bardziej rozbudowany proces obsługi faktury. Taki schemat może być inspiracją dla firm, które chcą uporządkować pracę z dokumentami i kierować faktury do właściwych osób zależnie od ich charakteru.
Proces rozpoczyna się od nowej faktury, która może pochodzić z KSeF albo zostać dodana spoza KSeF. Następnie system i użytkownicy krok po kroku ustalają, jaką ścieżką powinien przejść dokument: czy dotyczy podwykonawcy, kosztu cyklicznego, projektu, konkretnego pracownika albo wymaga ręcznego wskazania osoby opisującej.
Faktury pobrane z KSeF i faktury dodane spoza KSeF mogą trafić do wspólnego procesu. Dzięki temu firma nie musi utrzymywać osobnych ścieżek dla każdego źródła dokumentu.
Obieg może uwzględniać cechy dokumentu, na przykład związek z projektem, koszt cykliczny, podwykonawcę albo pracownika, którego dotyczy faktura.
Dokument może trafić do kierownika projektu, powiązanego pracownika, osoby wskazanej ręcznie albo dyrektora podejmującego ostateczną decyzję.
W przykładzie część decyzji może wynikać z danych dostępnych na fakturze lub w Ksefopis. Jeżeli faktura dotyczy projektu, może trafić do kierownika projektu. Jeżeli jest kosztem cyklicznym, może zostać przekazana dalej zgodnie z ustaloną regułą. Jeżeli dokument można powiązać z pracownikiem, system może skierować go do tej osoby do opisania.
Takie reguły pomagają ograniczyć ręczne przekazywanie dokumentów i skracają czas ustalania, kto powinien zająć się fakturą.
Nie każdą fakturę da się jednoznacznie zakwalifikować automatycznie. Dlatego obieg może przewidywać etap ręcznego wskazania osoby, która ma opisać dokument albo wyjaśnić kontekst kosztu.
Dzięki temu wyjątki nadal pozostają w systemie. Faktura nie krąży poza procesem w wiadomościach e-mail, tylko trafia do wskazanego użytkownika w ramach zaplanowanego workflow.
Po opisaniu faktury dokument może trafić do osoby podejmującej decyzję, na przykład dyrektora. W zależności od oceny faktura zostaje zaakceptowana i przekazana do płatności albo odrzucona i ujęta w raporcie dokumentów odrzuconych.
Zaakceptowane faktury mogą zostać przekazane do obsługi płatności, a następnie do księgowości. Dzięki temu proces obejmuje pełną ścieżkę dokumentu: od wpływu faktury, przez opis i decyzję, aż po rozliczenie i końcową ewidencję.
Rozbudowany workflow nie służy komplikowaniu pracy. Jego zadaniem jest uporządkowanie decyzji i automatyczne kierowanie faktur do właściwych osób. Standardowe dokumenty mogą przechodzić szybko, a faktury wymagające wyjaśnienia trafiają tam, gdzie powinny.
W praktyce taki proces pomaga ograniczyć ręczne przekazywanie faktur, zmniejsza ryzyko pominięcia akceptacji i ułatwia kontrolę nad tym, na jakim etapie znajduje się dokument.
Ksefopis pozwala skonfigurować ścieżki opisu, akceptacji, płatności i odrzucania dokumentów tak, aby faktury trafiały do właściwych osób i nie wypadały poza proces.
