Myślisz, że opisywanie kosztów z KSeF to problem wyłącznie dla księgowości? To zadanie dla całej firmy. Dotychczas koszty spływały już opisane od różnych osób – handlowców, kierowników projektów, szefów działów. Od teraz nieopisane faktury trafiają do księgowości bezpośrednio z KSeF – nie ma nikogo po drodze, kto je sprawdza i akceptuje biznesowo. Dlatego stworzyliśmy aplikację Ksefopis, która pozwala akceptować lub odrzucać dokumenty, działa niezależnie od Twojego programu ERP i wysyła opisane faktury do księgowej w firmie lub do biura rachunkowego. Sprawdź, jak uporządkować proces opisywania kosztów.
Czym jest tzw. KSeF opis i dlaczego jest potrzebny?
KSeF Opis to proces dodawania informacji biznesowych do faktur kosztowych pobranych z Krajowego Systemu e-Faktur. Sama faktura z KSeF zawiera tylko dane techniczne – kwotę, NIP sprzedawcy, pozycje. Nie ma tam informacji, do jakiego projektu przypisać koszt, kto go zatwierdził, jaka jest kategoria wydatku.
Księgowość potrzebuje tych informacji, żeby prawidłowo zaksięgować dokument. Bez opisu nie wie, czy koszt dotyczy projektu A czy B, czy powinna go przypisać do MPK produkcji czy marketingu, czy wydatek był autoryzowany. Program do opisywania kosztów z KSeF rozwiązuje ten problem – pozwala osobom z różnych działów opisać faktury zanim trafią do księgowania.
Kto powinien opisywać koszty z KSeF?
Nie księgowość – to zadanie dla osób, które faktycznie generują koszty w firmie: kierowników projektów, handlowców, szefów działów, osób zamawiających usługi, a akceptacja kosztów z KSeF to proces wieloetapowy, w którym najpierw osoba merytoryczna potwierdza, że usługa została wykonana i koszt jest uzasadniony, potem przełożony lub osoba z działu finansowego akceptuje wydatek i dopiero wtedy faktura trafia do księgowości z pełnym opisem.
Typowe role przy opisywaniu kosztów:
- Kierownik projektu – przypisuje fakturę do swojego projektu
- Handlowiec – opisuje koszty delegacji i spotkań z klientami
- Szef działu – akceptuje wydatki swojego zespołu
- Osoba z zarządu – zatwierdza koszty finansowo
Jak wygląda proces opisywania kosztów w Ksefopis?
Po zalogowaniu do Ksefopisu widzisz pulpit startowy z dokumentami do akceptacji. System automatycznie pobiera faktury z KSeF i przydziela je odpowiednim osobom według zdefiniowanych reguł. Sprawdź, jak zacząć pracę z systemem w kilka minut.
Etapy opisywania faktury:
- System pobiera fakturę z KSeF automatycznie
- Powiadamia osobę odpowiedzialną za dany typ kosztu
- Osoba sprawdza szczegóły dokumentu i dodaje opis
- Przypisuje kategorię kosztu, projekt, MPK
- Akceptuje lub odrzuca dokument z uzasadnieniem
- Faktura z pełnym opisem trafia do księgowości
Cały proces odbywa się online, dostępny z przeglądarki i aplikacji mobilnej. Handlowiec w terenie może opisać fakturę za hotel o 22:00 z telefonu. Kierownik projektu zaakceptuje koszty materiałów w weekend. Księgowość dostanie uporządkowane zestawienie w poniedziałek rano.
Jakie informacje trzeba dodać do faktury z KSeF?
Podstawowy opis faktury w Ksefopis obejmuje informacje niezbędne do prawidłowego zaksięgowania. Zakres danych zależy od potrzeb Twojej firmy – możemy skonfigurować system dokładnie pod Twoje wymagania.
Typowe informacje dodawane do faktury:
- Kategoria kosztu – np. marketing, materiały, usługi IT
- Projekt lub zlecenie – jeśli firma pracuje projektowo
- MPK – miejsce powstawania kosztów dla kontrolingu
- Adnotacja – dodatkowy komentarz dla księgowości
- Status płatności – termin i priorytet zapłaty
System może automatycznie podstawiać te dane z kartoteki kontrahenta. Jeśli zawsze kupujesz hosting od tego samego dostawcy, Ksefopis sam przypisze kategorię ,,usługi IT” i MPK działu informatyki. Oszczędzasz czas przy każdej kolejnej fakturze.
Obieg dokumentów – prosta akceptacja czy wieloetapowa?
Ksefopis oferuje różne modele obiegu dokumentów dopasowane do wielkości firmy. Możesz zacząć od prostego wariantu i rozbudować go w miarę potrzeb. Obieg dokumentów KSeF w Ksefopis można skonfigurować bez programistów.
Prosta akceptacja to rozwiązanie dla mikrofirmy lub na start. Jednym kliknięciem akceptujesz lub odrzucasz dokument. Nie wskazujesz osoby odpowiedzialnej za akceptację – wszystkie faktury trafiają bezpośrednio do Ciebie lub wybranej osoby.
Obieg wieloetapowy to standard dla firm większych niż mikro. Najpierw dokument merytorycznie akceptuje osoba z konkretnego działu. W drugim etapie następuje zatwierdzenie finansowe przez osobę z działu finansowego lub zarządu. Możesz dodać formalny etap odrzucania dokumentu i zarządzanie fakturami do zapłacenia.
Automatyczne przetwarzanie faktur z KSeF
Przy większej ilości faktur kosztowych niezbędne jest przynajmniej częściowe zautomatyzowanie obsługi. Ksefopis oferuje zaawansowane mechanizmy automatyzacji, które oszczędzają godziny pracy tygodniowo.
Możliwości automatyzacji w Ksefopis:
- Automatyczna klasyfikacja faktury na podstawie dostawcy
- Weryfikacja limitów dla kontrahentów abonamentowych
- Kontrahenci zaufani z automatyczną akceptacją
- Czarna lista dostawców do automatycznego odrzucania
Jeśli koszty od danego sprzedawcy są zawsze tego samego typu, możesz w kartotece dostawcy wskazać domyślne dane. Kolejne faktury od niego będą automatycznie opisane. Dla dostawców abonamentowych (SaaS, media, ubezpieczenia) definiujesz limity miesięczne lub roczne – faktury w limicie są automatycznie oznaczane jako OK.
Eksport opisanych kosztów do księgowości
Ksefopis automatycznie wysyła uporządkowane zestawienia do księgowości według ustalonego harmonogramu. Sam decydujesz, jak często mają być wysyłane raporty – codziennie, co tydzień, raz w miesiącu.
Zestawienia zawierają dokumenty zaakceptowane do zaksięgowania oraz odrzucone, których nie należy księgować. W arkuszach są wszystkie informacje dodane podczas opisywania – kategoria kosztów, projekt, MPK, adnotacje. Księgowość dostaje kompletną dokumentację bez chaosu informacyjnego i pytań zwrotnych.
Ksefopis działa niezależnie od Twojego programu ERP. Nie musisz integrować systemów, nie potrzebujesz drogich konsultantów. System wysyła zestawienia mailem w formacie XLSX lub CSV – księgowość może je otworzyć w Excelu i zaimportować do swojego programu.
Bezpłatny start – zacznij opisywać koszty już dziś
Nie musisz inwestować tysięcy złotych w wdrożenie systemu obiegu dokumentów. Skorzystaj z ksefopisu za darmo – bezpłatny plan dla 1-3 użytkowników obejmuje maksymalnie 50 dokumentów z KSeF miesięcznie, co wystarczy dla wielu małych i średnich firm, które chcą uporządkować proces opisywania kosztów bez wysokich nakładów, a jeśli Twoja firma przetwarza więcej dokumentów lub potrzebuje nietypowego obiegu, możemy przygotować dedykowane wdrożenie Ksefopis na platformie no-code BS4, którą konfigurujemy bez angażowania programistów.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o opisywanie kosztów z KSeF
Kto powinien opisywać faktury z KSeF w firmie?
Faktury powinny opisywać osoby, które faktycznie generują koszty – kierownicy projektów, handlowcy, szefowie działów, osoby zamawiające usługi, a nie księgowość, która nie zna szczegółów biznesowych wydatków.
Czy Ksefopis wymaga integracji z moim programem księgowym?
Nie, Ksefopis działa niezależnie od programu księgowego. Automatycznie pobiera faktury z KSeF, a po opisaniu wysyła zestawienia mailem w formacie XLSX lub CSV, które księgowość może zaimportować do swojego systemu.
Jak długo trwa wdrożenie Ksefopis w firmie?
Podstawowa konfiguracja to kilka minut. Wystarczy połączyć system z KSeF tokenem, ustawić adres email księgowości i wskazać osoby akceptujące, a bardziej zaawansowane obiegi wieloetapowe lub dedykowane funkcjonalności konfigurujemy w ramach wdrożenia.
