Powiadomienia o fakturach w KSeF. Sprawdź, jak nie przegapić płatności!

Myślisz, że KSeF to problem wyłącznie dla księgowości? To zadanie dla całej firmy. Teraz nieopisane, czasami zupełnie nieznane faktury trafiają do księgowości bezpośrednio z KSeF. Dlatego stworzyliśmy Ksefopis – program, który pozwala akceptować lub odrzucać koszty z KSeF, działa niezależnie od Twojego ERP i wysyła opisane dokumenty do księgowej w firmie lub do biura rachunkowego. Powiadomienia o fakturach w KSeF to kluczowa funkcja, której brakuje w rządowym systemie!

W artykule przeczytasz:

• Dlaczego KSeF nie oferuje automatycznych powiadomień o nowych fakturach.
• Jak Ksefopis rozwiązuje problem akceptacji kosztów w całej firmie.
• Jakie funkcje mobilne oferuje Ksefopis dla pracowników zdalnych i w terenie.
• Jak hurtowo drukować faktury z KSeF w Ksefopisie bez logowania do rządowej platformy.
• Dlaczego bezpłatna wersja Ksefopisu wystarczy dla małych i średnich firm.

Dlaczego KSeF nie wysyła powiadomień – a Ksefopis tak?

Ministerstwo Finansów zaprojektowało Krajowy System e-Faktur jako podstawowe repozytorium faktur ustrukturyzowanych, skupiając się na przechowywaniu i weryfikacji dokumentów zgodnie z wymogami prawnymi. Dodatkowe funkcjonalności, takie jak powiadomienia czy akceptacja kosztów z KSeF, pozostawiono zewnętrznym dostawcom oprogramowania. Dlatego stworzyliśmy Ksefopis – program, który uzupełnia braki rządowego systemu i wspiera obieg dokumentów KSeF w całej firmie.

Jak otrzymywać powiadomienia o fakturach z KSeF?

Krajowym Systemem e-Faktur nie przewidziano mechanizmu powiadomień o nowych dokumentach – ani e-mailem, ani SMS-em, ani przez aplikację mobilną. Księgowość nie wie, że w systemie pojawiła się faktura, a działy merytoryczne nie mogą jej sprawdzić przed księgowaniem. Platforma KSeF wymaga ręcznego logowania i sprawdzania listy dokumentów, co prowadzi do chaosu informacyjnego.

Ksefopis rozwiązuje ten problem kompleksowo! Wysyła powiadomienia e-mail i push na telefon o nowych fakturach i pozwala osobom z różnych działów akceptować lub odrzucać koszty przed przekazaniem do księgowości. Nasz program posiada aplikację mobilną dostępną w sklepie Play i App Store, dzięki czemu pracownicy zdalni mogą opisywać faktury z dowolnego miejsca, 24/7. To wyróżnia Ksefopis – mobilność, powiadomienia i pełna akceptacja kosztów w jednym rozwiązaniu.

Jak nie przegapić terminu płatności faktury z KSeF?

Ksefopis automatycznie monitoruje terminy płatności i wysyła powiadomienia o zbliżających się terminach, dzięki czemu nie musisz codziennie logować się do KSeF. Przegapienie terminu płatności może skutkować odsetkami i pogorszeniem relacji z dostawcami, dlatego warto wdrożyć automatyczne powiadomienia zamiast ręcznego sprawdzania systemu.

Normalne logowanie do KSeF i przeglądanie nowych faktur jest czasochłonne i obarczone ryzykiem błędu ludzkiego. Łatwo przegapić fakturę w natłoku codziennych obowiązków. Ksefopis rozwiązuje ten problem. Automatycznie pobiera faktury, wysyła powiadomienia o zbliżających się terminach i integruje się z systemem księgowym, przekazując dane do działu finansowego. Nie musisz pamiętać o logowaniu ani ręcznym sprawdzaniu – system sam Cię powiadomi.

Jak Ksefopis pomaga monitorować terminy płatności:

1. Automatyczne powiadomienia e-mail i push na telefon o nowych fakturach i zbliżających się terminach płatności.
2. Możliwość ustawienia przypomnień dla każdej faktury bez ręcznego wprowadzania do kalendarza.
3. Automatyczny eksport listy faktur do zapłacenia w formacie XLSX lub CSV dla księgowości.
4. Przypisywanie faktur do konkretnych osób odpowiedzialnych – każdy monitoruje swoje dokumenty.

Jak automatycznie otrzymywać powiadomienia o fakturach KSeF?

Ksefopis automatycznie monitoruje KSeF i wysyła powiadomienia e-mail lub push na telefon natychmiast po pojawieniu się nowej faktury. Powiadomienia o fakturach w KSeF eliminują ręczne sprawdzanie systemu i przyspieszają obieg dokumentów w całej firmie – od działu zakupów, przez kierowników projektów, aż po księgowość. Wystarczy raz skonfigurować połączenie z KSeF, a system sam będzie informował właściwe osoby.

Ksefopis to nasz polski program stworzony przez bs4 business solutions – firmę z ponad 23-letnim doświadczeniem w tworzeniu systemów do zarządzania dokumentami. Oferujemy automatyczne powiadomienia KSeF wysyłane do osób odpowiedzialnych za akceptację konkretnych faktur. Nasz program pozwala ustawić różne osoby dla różnych kategorii kosztów, dzięki czemu każdy dokument trafia do właściwego pracownika. Powiadomienia działają przez e-mail i jako alerty push w aplikacji mobilnej dostępnej w sklepie Play i App Store.

Czy można drukować faktury z KSeF hurtowo?

Wiele firm wciąż potrzebuje papierowych kopii faktur. Do archiwizacji, kontroli wewnętrznej lub z przyzwyczajenia. Rządowa platforma KSeF pozwala drukować tylko pojedyncze faktury, co jest nieefektywne dla firm przetwarzających dziesiątki dokumentów miesięcznie. Ksefopis oferuje funkcję masowego drukowania oraz eksportu wielu faktur do plików PDF w jednej operacji.

Ksefopis pobiera wszystkie faktury z KSeF i pozwala filtrować według daty, kontrahenta lub kwoty, a następnie wydrukować wybrane dokumenty hurtowo jednym kliknięciem. Funkcja eksportu do PDF z pakowaniem do archiwum ZIP ułatwia przekazywanie faktur do księgowości zewnętrznej. Zobacz, jak działa ten program do opisywania i akceptacji kosztów z KSeF! Wspiera on firmy preferujące tradycyjny obieg papierowy, jednocześnie oferując pełną cyfryzację akceptacji.

Powiadomienia KSeF w Ksefopisie – kluczowe funkcje

Wybierając Ksefopis otrzymujesz kompletne rozwiązanie wspierające całą firmę w zarządzaniu kosztami z KSeF – od powiadomień, przez akceptację, aż po przekazanie do księgowości. To platforma pozwalająca każdemu pracownikowi sprawdzić i zaakceptować swoje faktury przed księgowaniem. Program działa niezależnie od Twojego ERP-a i integruje się z KSeF bez skomplikowanego wdrożenia.

Co wyróżnia Ksefopis:

• Aplikacja mobilna w sklepie Play i App Store – pracownicy zdalni mogą akceptować faktury z telefonu 24/7.
• Bezpłatna wersja do 50 dokumentów miesięcznie – dla małych i średnich firm, bez ukrytych kosztów.
• Możliwość dedykowanych wdrożeń – dostosujemy system do specyfiki Twojej firmy.
• Automatyczne powiadomienia e-mail i push natychmiast po pojawieniu się faktury w KSeF.
• Hurtowe drukowanie i eksport faktur do PDF oraz automatyczne raporty dla księgowości.

Skorzystaj z Ksefopisu za darmo i przetestuj wszystkie funkcje w praktyce. Nie potrzebujesz wsparcia informatyków ani długiego wdrożenia. Wystarczy kilka minut na konfigurację i możesz rozpocząć pracę. Więcej informacji znajdziesz w opisie jak działa Ksefopis, gdzie krok po kroku przedstawiono konfigurację i pracę z programem.

FAQ: Najczęściej zadawane pytania o powiadomienia KSeF

Czy KSeF wysyła e-maile o nowych fakturach?

Nie, rządowa platforma KSeF nie wysyła żadnych powiadomień o nowych fakturach – ani e-maili, ani SMS-ów, ani alertów w aplikacji mobilnej.

Jak często sprawdzać KSeF bez powiadomień?

Bez automatycznych powiadomień zaleca się sprawdzanie Krajowego Systemu e-Faktur minimum raz dziennie. Z Ksefopisem nie musisz pamiętać o logowaniu – system sam Cię powiadomi o nowych fakturach.

Czy Ksefopis działa z moim programem księgowym?

Tak, Ksefopis działa niezależnie od programu księgowego i ERP. Eksportuje dane w formacie XLSX lub CSV, które można zaimportować do większości systemów księgowych, wspierając opis i kategoryzację kosztów.

Ile kosztują powiadomienia o fakturach KSeF w Ksefopisie?

W Ksefopisie powiadomienia są dostępne bezpłatnie dla 3 użytkowników i 50 dokumentów miesięcznie, a płatne plany zaczynają się od kilkudziesięciu złotych miesięcznie.