Home » Dodawanie faktur spoza KSeF

Faktury z różnych źródeł w jednym obiegu

Dodawanie faktur spoza KSeF do Ksefopis

Obsługuj w jednej aplikacji faktury pobrane z KSeF oraz dokumenty, które trafiają do firmy inną drogą. Faktury spoza KSeF mogą docierać do firmy np. mailem, w PDF, od pracowników lub od dostawców zagranicznych.

KSeF porządkuje obieg faktur ustrukturyzowanych. Jednak w praktyce firmowej nadal mogą pojawiać się dokumenty spoza tego systemu. Ksefopis pozwala włączyć je do tego samego procesu. Pozwala na opis faktur, ich akceptację, dekretację, rozliczenia, raporty i analizy.

Faktury spoza KSeF można dodać przez:

wgranie pliku PDF i odczyt danych przez AI,
ręczne wprowadzenie danych w formularzu,
przesłanie faktury na adres e-mail aplikacji,
dalszą obsługę w workflow Ksefopis.

Dlaczego warto łączyć faktury z KSeF i spoza KSeF?

Jeżeli część dokumentów znajduje się w KSeF, a część nadal trafia do firmy w PDF, mailem lub od pracowników, łatwo stracić pełny obraz zobowiązań. Jedne faktury są widoczne w systemie, inne krążą w skrzynkach pocztowych, komunikatorach albo lokalnych folderach.

Ksefopis pomaga zebrać te dokumenty w jednym miejscu. Dzięki temu wszystkie faktury zakupowe są obsługiwane według tych samych zasad. Dotyczy to zarówno dokumentów pobranych z KSeF, jak i dodanych do aplikacji inną metodą.

Co daje wspólna obsługa faktur?

Jeden obieg akceptacji

Faktury spoza KSeF po dodaniu do aplikacji mogą przechodzić przez ten sam proces opisu, sprawdzenia i akceptacji co dokumenty pobrane z KSeF.

Pełniejsza kontrola kosztów

W raportach i zestawieniach można widzieć nie tylko faktury z KSeF, ale również koszty, które trafiły do firmy w innej formie.

Mniej dokumentów poza procesem

PDF z maila, faktura od dostawcy zagranicznego albo dokument przekazany przez pracownika nie musi być obsługiwany poza głównym systemem faktur.

Rozliczenia w jednym miejscu

Faktury dodane spoza KSeF mogą być dalej rozliczane, oznaczane jako zapłacone i uwzględniane w kontroli płatności.

Wsparcie dla cash flow

Dokumenty spoza KSeF mogą uzupełniać obraz przyszłych wydatków, dlatego raporty płatności i przepływów finansowych są bliższe rzeczywistości.

Lepsza współpraca z pracownikami

Pracownicy mogą przekazywać faktury i zgłoszenia kosztów do aplikacji, zamiast przesyłać je dalej ręcznie do wielu osób.

Metoda 1: wgranie PDF i odczyt danych przez AI

Najwygodniejszym sposobem dodania faktury spoza KSeF jest wgranie pliku PDF. Może to być pojedyncza faktura, kilka faktur albo pliki ze specyfikacją do faktury.

Po wgraniu dokumentu Ksefopis przekazuje plik do odczytu przez AI. System rozpoznaje najważniejsze dane dokumentu, takie jak data wystawienia, kwota czy dane sprzedawcy. Następnie faktura pojawia się na liście dokumentów obok faktur pobranych z KSeF.

Jak można dodać fakturę spoza KSeF?

Ksefopis daje kilka sposobów pracy z dokumentami, które nie zostały pobrane z KSeF. Dzięki temu można dobrać metodę do źródła faktury i sposobu działania firmy.

Wgraj plik PDF

Użytkownik dodaje plik z fakturą lub specyfikacją, a Ksefopis próbuje automatycznie odczytać dane dokumentu.

Dodaj dokument ręcznie

Jeżeli nie chcesz korzystać z odczytu AI, możesz uzupełnić podstawowe dane faktury samodzielnie w formularzu.

Prześlij fakturę e-mailem (wkrótce)

Dostawca, pracownik lub inna osoba może wysłać dokument na indywidualny adres e-mail przypisany do firmy w Ksefopis.

Metoda 2: ręczne dodanie faktury

Ręczne dodanie faktury sprawdza się wtedy, gdy użytkownik chce sam wprowadzić najważniejsze dane dokumentu albo gdy dokument nie nadaje się do automatycznego odczytu.

W formularzu można uzupełnić dane sprzedawcy, numer faktury oraz datę wystawienia. Dodatkowo można wpisać kwoty netto i brutto, walutę oraz opis faktury. Ponadto dostępne jest uzupełnienie szczegółów płatności, takich jak rachunek bankowy i termin płatności. Plik można dołączyć informacyjnie, aby był dostępny przy późniejszej obsłudze dokumentu.

Przykłady faktur spoza KSeF

faktury od dostawców zagranicznych,
faktury otrzymane jako PDF,
dokumenty przekazane przez pracowników,
koszty zgłaszane mailem,
faktury lub dokumenty, które z powodów formalnych nie trafiają do KSeF,
specyfikacje i załączniki potrzebne do opisu kosztu.

Metoda 3: faktury przesłane na adres e-mail aplikacji (wkrótce!)

Każda firma korzystająca z Ksefopis może mieć indywidualny adres e-mail do przesyłania faktur spoza KSeF. Taki adres można przekazać dostawcom oraz pracownikom. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za zgłaszanie kosztów mogą przesyłać dokumenty bezpośrednio do systemu.

Po otrzymaniu wiadomości Ksefopis może pobrać załączniki i przekazać je do odczytu przez AI. Następnie na ich podstawie aplikacja utworzy dokument faktury i udostępni go w dalszym obiegu zgodnie z konfiguracją workflow.

Po dodaniu faktura trafia do normalnej obsługi

Faktura spoza KSeF nie musi być osobnym wyjątkiem w organizacji pracy. Po utworzeniu dokumentu w Ksefopis faktura może zostać opisana i zaakceptowana. Można ją także przypisać do osoby, projektu lub kosztu cyklicznego. W rezultacie jest rozliczana tak samo jak inne faktury.

W zależności od konfiguracji firma może stosować taki sam obieg jak dla faktur z KSeF albo przygotować osobne etapy akceptacji dla dokumentów pochodzących spoza KSeF.

Jedna lista dokumentów, mniej wyjątków

Największą zaletą łączenia faktur z KSeF i spoza KSeF jest spójność. Osoby opisujące, akceptujące i rozliczające dokumenty nie muszą pamiętać, w ilu miejscach mogą znajdować się faktury.

Zamiast korzystać z osobnej poczty i wielu folderów PDF, firma może pracować na jednej liście dokumentów. Ponadto wszystkie raporty są dostępne w jednym miejscu. Dzięki temu łatwiej kontrolować koszty, płatności i dokumenty oczekujące na decyzję.

Obsługuj wszystkie faktury zakupowe w jednym miejscu

Ksefopis pozwala połączyć faktury pobierane z KSeF z dokumentami dodawanymi ręcznie, z PDF lub z adresu e-mail aplikacji. Dzięki temu firma może prowadzić spójny obieg faktur niezależnie od źródła dokumentu.

Przeczytaj instrukcję dodawania faktur spoza KSeF do programu Ksefopis
Napisz do nas