Wprowadzenie
W większych firmach, przy dużej liczbie faktur kosztowych, ważne jest szybkie ustalenie:
- skąd pochodzi dany koszt,
- kto wygenerował zakup,
- który pracownik odpowiada za fakturę,
- jakiego projektu dotyczy faktura,
- jakiego MPK (miejsca powstawania kosztów) dotyczy faktura.
Ksefopis udostępnia mechanizmy, które pozwalają automatycznie wiązać faktury:
- z pracownikami,
- z projektami,
- z MPK.
Dzięki temu można szybciej ustalić osobę odpowiedzialną za koszt oraz automatycznie kierować faktury do właściwego obiegu i akceptacji.
Automatyczne powiązywanie faktury z pracownikiem
Ksefopis udostępnia dwie metody powiązywania faktur kosztowych z pracownikami:
- powiązanie na podstawie kodu pracownika wpisanego w stopce faktury,
- powiązanie na podstawie zgłoszenia kosztu przez pracownika.
Metoda 1 – kod pracownika w stopce faktury
Unikalny kod pracownika
Każdy pracownik, czyli każdy użytkownik Ksefopis, może mieć przypisany unikalny kod. Kod ten służy do powiązywania pobieranych faktur z konkretnym pracownikiem.
Gdzie znaleźć kody pracowników
Kody są widoczne na stronie „Konfiguracja”.
W dolnej części zakładki „Konfiguracja” znajduje się zestawienie użytkowników Ksefopis.
W jednej z kolumn znajduje się pole „Kod dla pobieranych faktur”.
Budowa domyślnego kodu
Administrator może automatycznie wygenerować kody dla wybranych użytkowników. Powinien w tym celu zaznaczyć ich w zestawieniu i kliknąć przycisk „Nadaj kody do pobierania faktur zaznaczonym.”
Kod składa się z:
- dwóch pierwszych liter wynikających z inicjałów imienia i nazwiska,
- czterocyfrowej liczby unikalnej dla pracownika.
Kod wygenerowany przez Ksefopis jest unikalny dla każdego użytkownika.
Zmiana kodu pracownika
Jeżeli firma używa już własnych kodów pracowniczych lub domyślna konstrukcja kodów nie odpowiada potrzebom organizacji, można wprowadzić własne kody.
Kod można zmienić w kolumnie „Kod dla pobieranych faktur”
Program pilnuje, aby ten sam kod nie został przypisany do więcej niż jednego pracownika.
Jak pracownik powinien używać kodu
Pracownicy powinni znać swój kod. Jest on wyświetlany na stronie „Pulpit” w polu „Twój kod do faktur.”
Gdy pracownik prosi dostawcę o wystawienie faktury, powinien poprosić, aby w opisie faktury lub w stopce faktury tekstowej został zamieszczony jego kod.
Kod może występować obok innych informacji w stopce faktury.
Przykład:
- dostawca wpisuje standardowy opis zakupu,
- dodatkowo dopisuje kod pracownika,
- Ksefopis odczytuje kod podczas pobierania faktury z KSeF.
Automatyczne przypisanie zgłaszającego koszt
Jeżeli Ksefopis znajdzie kod pracownika w opisie lub stopce faktury pobranej z KSeF, automatycznie uzupełni w fakturze informację:
kto jest zgłaszającym koszt
Dzięki temu osoby opisujące lub akceptujące fakturę widzą, który pracownik wygenerował koszt.
Wpływ na obieg faktury
Informacja o zgłaszającym koszt może być używana w konfiguracji etapów obiegu.
Można ustawić, aby faktura automatycznie trafiła do osoby zgłaszającej koszt:
- do opisania,
- do uzupełnienia informacji,
- do akceptacji.
Metoda 2 – zgłoszenie kosztu przez pracownika
Kiedy używać tej metody
Ta metoda jest przydatna, gdy pracownik nie ma wpływu na treść stopki faktury, ale poniósł koszt w terenie i firma powinna wiedzieć, że koszt pochodzi od niego.
Przykładowe sytuacje:
- pracownik kupił coś służbowo,
- dostawca wystawi fakturę do KSeF,
- pracownik nie mógł dopilnować wpisania swojego kodu w stopce,
- firma chce później powiązać fakturę z tym pracownikiem.
Wejście do formularza zgłoszenia kosztu
Aby zgłosić koszt:
- Pracownik wchodzi na stronę „Pulpit” w Ksefopis.
- W prawym górnym rogu klika przycisk:
„Zgłoś koszt, dla którego nie masz faktury”
Po kliknięciu pojawia się krótki formularz zgłoszeniowy.
Pola w formularzu zgłoszenia kosztu
Formularz zawiera pola:
- kwota brutto,
- data wystawienia,
- opis,
- plik.
Kwota brutto
Pracownik powinien podać dokładną kwotę brutto faktury, która została wystawiona na jego zlecenie.
Kwota powinna być zgodna z kwotą widoczną na fakturze, która później pojawi się w KSeF.
Data wystawienia
Pracownik powinien upewnić się, że data wystawienia jest poprawna.
Domyślnie ustawiona jest data bieżąca.
Jeżeli faktura została wystawiona wcześniej, należy wskazać właściwą datę wystawienia.
Opis
W polu opisu pracownik może wpisać dodatkowe informacje dotyczące kosztu.
Opis może pomóc osobom obsługującym fakturę w późniejszej identyfikacji dokumentu.
Plik potwierdzający koszt
W formularzu dostępne jest pole plikowe.
Pracownik może dodać np.:
- zdjęcie pokwitowania,
- potwierdzenie płatności kartą,
- zdjęcie paragonu,
- inny plik potwierdzający poniesienie kosztu.
Pole jest przydatne, jeżeli firma wymaga dowodu, że pracownik rzeczywiście wygenerował dany koszt.
Automatyczne powiązanie zgłoszenia z fakturą
Deklaracja pracownika jest porównywana z fakturami pobieranymi z KSeF.
Jeżeli Ksefopis pobierze fakturę, która ma:
- tę samą datę wystawienia,
- dokładnie tę samą kwotę brutto,
program automatycznie powiąże fakturę z pracownikiem jako osobą zgłaszającą koszt.
Powiązywanie faktury z projektem
Ksefopis pozwala automatycznie powiązywać faktury z projektami na podstawie symbolu wpisanego w opisie lub stopce faktury.
Pole w karcie projektu
W karcie projektu znajduje się pole:
„Symbol projektu do szukania w opisie faktury”
W tym polu można wpisać symbol lub kod projektu.
Wymóg unikalności symbolu projektu
Symbol projektu powinien być unikalny na liście wszystkich projektów.
Dzięki temu Ksefopis może jednoznacznie ustalić, którego projektu dotyczy faktura.
Jak używać symbolu projektu
Pracownicy, którzy biorą faktury związane z danym projektem lub inwestycją, powinni prosić sprzedawców, aby w opisie faktury lub stopce faktury podawali dokładnie ten symbol.
Automatyczne powiązanie faktury z projektem
Jeżeli z KSeF zostanie pobrana faktura, która w stopce zawiera symbol projektu, Ksefopis automatycznie powiąże fakturę z tym projektem.
Powiązywanie faktury z MPK
Analogicznie do projektów, Ksefopis pozwala automatycznie wiązać faktury z MPK (miejscami powstawania kosztów).
Pole w karcie MPK
W karcie MPK znajduje się pole:
„Symbol MPK do szukania w opisie faktury”
W tym polu można wpisać unikalny symbol obowiązujący dla danego MPK.
Wymóg unikalności symbolu MPK
Symbol MPK powinien być unikalny.
Dzięki temu program może jednoznacznie przypisać fakturę do właściwego miejsca powstawania kosztów.
Jak używać symbolu MPK
Jeżeli faktura ma zostać powiązana z konkretnym MPK, pracownik powinien poprosić sprzedawcę o wpisanie symbolu MPK w opisie lub stopce faktury.
Automatyczne powiązanie faktury z MPK
Jeżeli w opisie lub stopce faktury pobranej z KSeF znajduje się symbol MPK, Ksefopis automatycznie powiąże fakturę z tym MPK.
Wpływ powiązań na obieg i akceptację faktury
Automatyczne powiązanie faktury z pracownikiem, projektem lub MPK może mieć wpływ na dalszy obieg dokumentu.
Na podstawie tych informacji można skonfigurować workflow tak, aby faktura trafiała automatycznie do właściwych osób.
Przykłady:
- faktura powiązana z pracownikiem trafia do tej osoby do opisu,
- faktura powiązana z projektem trafia do kierownika projektu,
- faktura powiązana z MPK trafia do osoby odpowiedzialnej za MPK,
- faktura z określonym zgłaszającym koszt wymaga jego akceptacji.
Dzięki temu Ksefopis automatycznie kieruje dokumenty do osób merytorycznie odpowiedzialnych za koszt.
